Se recuerda a los Estados Miembros y a otros participantes de la Conferencia que tengan intención de organizar eventos sociales durante la misma que el Servicio de Protocolo de la UIT lleva y supervisa un calendario para dichos eventos.

Durante la Conferencia, el Servicio de Protocolo de la UIT está situado en el vestíbulo principal.

Este calendario de eventos sirve para informar a los Estados Miembros y a otros participantes en la Conferencia que tengan previsto celebrar eventos sociales sobre la posibilidad de que coincidan en tiempo y lugar tales eventos. De ser así, el Servicio de Protocolo procurará ayudar a encontrar, en la medida de lo posible, otras fechas y horas. Por consiguiente, se recomienda encarecidamente a los organizadores de eventos sociales que contacten al Servicio de Protocolo para coordinar dichos eventos antes de proceder a determinar la fecha y hora definitivas. El Servicio de Protocolo hará exclusivamente las veces de mediador para sugerir horas y fechas libres, si las hubiere, basándose en la lista de eventos actualizada e informará sobre la eventual coincidencia de eventos.

El Servicio de Protocolo de la UIT vela por que las invitaciones se distribuyan adecuadamente. El Departamento de Conferencias colocará dichas invitaciones en los casilleros de los participantes. Se recomienda que los organizadores marquen con claridad los sobres de sus invitaciones. Excepto en el caso del servicio mencionado, la UIT no se hará responsable de las disposiciones logísticas o de otro tipo que requiera la organización de eventos sociales, ya que éstos quedarán exclusivamente a cargo de sus organizadores.

Hay que señalar que las tarjetas de invitación y otro material que se distribuya durante la Conferencia en lo que concierne a los eventos sociales no deben llevar logotipo alguno de la UIT o ninguna referencia o signo visible que puedan sugerir que la UIT refrenda el evento.

Se recuerda que la lista de eventos sociales a cargo del Servicio de Protocolo es un documento interno de carácter confidencial y no está destinado a su distribución general.

Para cualquier asunto que tenga que ver con los eventos sociales que se organizarán durante la Conferencia, sírvase comunicar sus preguntas a: protocol.service@itu.int, Tel. 41 22 730 59 27 o Fax +41 22 730 58 17.

Para registrar un evento social, sírvase rellenar el formulario de eventos sociales y remitirlo a la Oficina de Protocolo de la UIT. Le señalamos que la información que contenga dicho formulario se utilizará únicamente a los efectos de coordinación y protocolo. El formulario figura en: http://www.itu.int/en/ITU-D/Conferences/WTDC/WTDC14/Pages/SocialEventForm.aspx