إنشاء مكتب تنمية اتصالات يفي بالغرض (Fit4Purpose BDT)

• خلال عام 2021، زادت قدرة مكتب تنمية الاتصالات في مجال إدارة التغيير ثلاثة أضعاف – من 33 خريجاً معتمداً من برنامج إدارة التغيير الذي تقدمه كلية الموظفين لمدة 6 أسابيع إلى ما مجموعه 54 خريجاً. وقدم العديد من الخريجين مبادراتهم بشأن التغيير، بما يشمل نموذجاً تجريبياً لمنصة مركزية لإجراءات العمل المعيارية.
• وحددت شبكة تغيير أنشئت مؤخراً الطرق المختلفة التي يستخدمها أعضاء الشبكة لتطبيق المعارف والمهارات الجديدة في عملهم – دعماً لرؤية التغيير المتمثلة في مكتب تنمية اتصالات ’يفي بالغرض‘، واستفسار 9 أفرقة متخصصة من أعضاء الشبكة عن أدلة التقدم.
• نتائج الأفرقة المحددة خلال عام 2021:
  • زيادة التعاون بين المقر والمكاتب الإقليمية؛
  • تحول في أسلوب التفكير من التركيز على الأنشطة إلى التأثير؛
  • زيادة التركيز على إعطاء الأولوية لاحتياجات الأعضاء للرقمنة التي سرعتها جائحة كوفيد-19؛
  • تعزيز المشاركة مع منظومة الأمم المتحدة؛
  • تشكيل أنماط جديدة من الشراكات؛
  • اعتماد نهج أكثر شمولاً لفريق مكتب تنمية الاتصالات بإشراك جميع الموظفين؛
  • تكثيف الاتصالات داخل مكتب تنمية الاتصالات وخارجه باستخدام أدوات وعمليات وممارسات جديدة.
• وفي معتكف بشأن شبكة التغيير نُظم في سبتمبر وفُتح لجميع موظفي مكتب تنمية الاتصالات، استضاف أعضاء الشبكة جلسة نشطة لتبادل الآراء بين النظراء بشأن التعلم الجديد في مكتب تنمية الاتصالات، وجلسة مفتوحة مع متحدثين خارجيين مؤيدين تمت دعوتهم لتقديم تحليلهم للاتجاهات والمسارات الجديدة في قطاع الاتصالات العالمي سريع التطور. وأنشأ أعضاء شبكة التغيير أيضاً خمس مبادرات تغيير جديدة في إطار نتائج الفريق المتخصص. وأعطوا الأولوية لتعزيز عرض القيمة الخاص بالإدارة القائمة على النتائج، والتعاون الشامل لعدة وظائف، والعمليات التجارية، والاتصال/التنسيق، وإدارة الأداء.
• عُقد معتكف مكتب تنمية الاتصالات في الفترة من 3 إلى 5 نوفمبر.

• واصل مكتب تنمية الاتصالات توطيد ممارسات إدارة المشاريع في جميع مشاريع الاتحاد، بتنظيم طائفة واسعة من الأنشطة الرامية إلى تعزيز إدارة مشاريع مكتب تنمية الاتصالات، وبناء قدرات مديري مشاريعه، وتقييس ممارسات إدارة المشاريع في مكتب تنمية الاتصالات، وتعزيز رصد المشاريع وتقييمها.
• بلغ إجمالي حافظة المشاريع الموقعة أكثر من 18 مليون فرنك سويسري في عام 2021، وهو أكبر رقم تبلغه في السنوات الـ 15 الماضية.

• أبرز أنشطة العام:
  • إنشاء لجنة المشاريع بمكتب تنمية الاتصالات لتقييم وتقدير مقترحات المشاريع
  • تعزيز ممارسات إدارة المشاريع، بما يشمل إنشاء “شبكة مديري مشاريع مكتب تنمية الاتصالات”، وهي منصة إلكترونية تضم 84 عضواً نشطاً
  • رصد مشاريع الاتحاد لتحسين المراقبة والإبلاغ بشكل منتظم
  • إقفال المشاريع لتقليل الوقت اللازم لإقفال المشاريع إلى 9 أشهر كحد أقصى اعتباراً من تاريخ الانتهاء من جميع الأنشطة.

• شهد عام 2021 تقدماً كبيراً فيما يتعلق بتقوية الحضور الإقليمي للاتحاد الذي يديره مكتب تنمية الاتصالات وربما يرتبط به ارتباطاً وثيقاً، على الرغم من أنه يمثل الاتحاد ككل.
  وفي عام 2019، أطلق الاتحاد عملية إصلاح لحضوره الإقليمي، فكلف الأمين العام بتعيين مكتب استشاري خارجي مستقل للإدارة بإجراء تقييم واستعراض برنامجيين واستراتيجيين وماليين شاملين للحضور الإقليمي للاتحاد. وعُينت مؤسسة PwC لإجراء الاستعراض التي أعدت تقريرها النهائي وقدمته إلى مجلس الاتحاد في عام 2020.
• وكان مكتب تنمية الاتصالات، بصفته المكتب المسؤول عن الحضور الإقليمي للاتحاد، مسؤولاً عن إدارة توظيف مؤسسة PwC، وتولى مهمة تنسيق استعراض تقرير مؤسسة PwC على مستوى الاتحاد ككل. ووضعت مؤسسة PwC في تقريرها 15 توصية رفيعة المستوى واقترحت أكثر من 50 إجراء من الإجراءات الداعمة، يشمل البعض منها ما يلي:
  • توضيح دور الحضور الإقليمي وولايته والمساهمة المتوقعة منه (بما في ذلك زيادة فعالية التنسيق بين القطاعات التي تضطلع بها المكاتب الإقليمية، وتحسين مواءمة المكاتب الإقليمية مع الخطة الاستراتيجية للاتحاد)؛
  • تعزيز آليات التنسيق الداخلي للمكاتب الإقليمية، بما يشمل تعزيز استقلالية المكاتب الإقليمية ومكاتب المناطق ومساءلتها من خلال التعاون والاتصال الفعالين، وعمليات تفويض السلطة بين المقر والمكاتب الإقليمية؛
  • تحسين الأداء من خلال تنفيذ أطر فعالة للقياس والرصد.
• وقرر مجلس الاتحاد أن تنفذ الأمانة أغلبية توصيات مؤسسة PwC.
• وشرع مكتب تنمية الاتصالات بالفعل في وضع خطة عمل شاملة لتنفيذ هذه التوصيات. وأنشئت لوحة معلومات لتزويد أعضاء الاتحاد بتحديثات مستمرة بشأن حالة تنفيذ توصيات مؤسسة PwC.