Faire en sorte que le bdt soit en adéquation avec sa mission (BDT Fit4Purpose)

• En 2021, le BDT a renforcé ses capacités en matière de gestion du changement, puisque le nombre de diplômés certifiés ayant suivi le programme de gestion du changement de six semaines proposé par l’École des cadres est passé de 33 à 54. Plusieurs diplômés ont présenté leurs initiatives en matière de changement, dont un prototype pour une plate-forme centralisée de procédures opérationnelles normalisées.
• Un Réseau du changement établi récemment a recensé les différentes façons dont les membres du réseau appliquaient leurs nouvelles connaissances et compétences dans leur travail – à l’appui de la vision d’un BDT « en adéquation avec sa mission » qui agit en faveur du changement, et 9 groupes spécialisés composés de membres du réseau ont demandé des éléments concrets attestant des progrès effectués.
• Les conclusions des travaux qu’ils ont menés en 2021 sont les suivantes:
  • la collaboration entre le siège et les Bureaux régionaux est plus étroite;
  • l’accent est mis sur les effets, et non plus sur les activités, ce qui témoigne d’un changement de mentalité;
  • une plus grande attention est portée à la hiérarchisation des besoins des membres dans l’optique de la généralisation du numérique, qui ont augmenté en raison du COVID-19;
  • la collaboration avec le système des Nations Unies a été renforcée;
  • de nouvelles modalités de partenariat sont établies;
  • l’approche collective du BDT est plus inclusive et mobilise tout le personnel;
  • la communication au sein du BDT et au-delà est renforcée grâce à de nouveaux outils et processus et de nouvelles pratiques.
• Lors d’un séminaire organisé en septembre par le Réseau du changement ouvert à tous les membres du personnel du BDT, les membres du Réseau ont pris part à un échange de connaissances passionnant entre homologues de tout le BDT et à une session ouverte, pendant laquelle d’éminents intervenants externes étaient invités à présenter leurs analyses concernant les nouvelles tendances et trajectoires observables dans le secteur des télécommunications en mutation rapide. Les membres du Réseau du changement ont également mis en œuvre cinq nouvelles initiatives en matière de changement, qui s’inscrivent hors du cadre des conclusions des groupes spécialisés. Ils ont choisi de privilégier le renforcement de la proposition de valeur de la gestion axée sur les résultats, de la collaboration transversale, des processus d’activité, de la communication/coordination et de la gestion des résultats.
• Une retraite du BDT s’est tenue du 3 au 5 novembre.

• Le BDT a continué de renforcer les pratiques de gestion des projets pour tous les projets de l’UIT, en organisant un large éventail d’activités destinées à consolider la gouvernance des projets du BDT, en renforçant les capacités des responsables de projets du BDT, en normalisant les pratiques de gestion des projets à l’échelle du BDT et en consolidant les activités de suivi et d’évaluation des projets.
• Le portefeuille global de projets signés a atteint plus de 18 millions de CHF en 2021, ce qui est le chiffre le plus élevé des 15 dernières années.

• Les temps forts de l’année:
  • Mise en place du Comité directeur des projets du BDT pour évaluer les propositions de projet.
  • Renforcement des pratiques de gestion des projets, et lancement du « Réseau de responsables de projets du BDT », plate-forme en ligne réunissant 84 membres du personnel actifs.
  • Suivi des projets de l’UIT pour améliorer le suivi et l’établissement de rapports réguliers.
  • Clôture des projets pour ramener à 9 mois au plus le délai nécessaire pour clôturer un projet à compter de la date d’achèvement de toutes les activités.

• La présence régionale de l’UIT s’est considérablement accrue en 2021. Bien que cette avancée soit représentative des progrès accomplis par l’ensemble de l’Union, elle est sans doute très étroitement liée au dynamisme du BDT. En 2019, l’UIT a engagé un processus de réforme concernant la présence régionale de l’UIT, dans le cadre duquel il a été demandé au Secrétaire général de faire appel aux services d’un cabinet de conseil en gestion externe indépendant, chargé de procéder à une évaluation et à un examen détaillés sur le plan des programmes, des stratégies et des finances de la présence régionale de l’UIT. Le cabinet PwC a été retenu pour mener l’examen et son rapport final a été remis et présenté au Conseil de l’UIT à sa session de 2020.
• En tant que Bureau responsable de la présence régionale de l’UIT, le BDT était chargé de gérer la mission du cabinet PwC, et a coordonné un examen du rapport de PwC à l’échelle de l’UIT. Dans son rapport, le cabinet PwC a établi 15 recommandations de haut niveau et proposé plus de 50 mesures d’accompagnement, dont les suivantes:
  • préciser le rôle, le mandat et la contribution attendue de la présence régionale (et notamment renforcer l’efficacité des activités de coordination intersectorielle des bureaux régionaux et faire en sorte qu’ils soient plus en phase avec le Plan stratégique de l’UIT);
  • renforcer les mécanismes de coordination interne pour les bureaux régionaux, et notamment accroître l’autonomie et la responsabilité des bureaux régionaux et de zone grâce à une collaboration, une communication et une délégation de pouvoir efficaces entre le siège et les bureaux régionaux;
  • améliorer les résultats en mettant en œuvre des cadres de mesure et de suivi efficaces.
• Le Conseil de l’UIT a décidé que le Secrétariat mettrait en œuvre la plupart des recommandations du cabinet PwC.
• Le BDT a déjà lancé un plan d’action global pour mettre en œuvre ces recommandations. Un tableau de bord a été établi pour fournir en permanence des informations actualisées aux membres de l’UIT quant à l’état d’avancement de la mise en œuvre des recommandations du cabinet PwC.