Напоминаем Государствам-Членам и другим участникам Конференции, намеревающимся провести во время Конференции такие мероприятия, что Протокольная служба МСЭ ведет и контролирует график таких мероприятий.
Во время Конференции Протокольная служба МСЭ будет располагаться в основном зале заседаний.
Основная цель ведения такого графика мероприятий состоит в том, чтобы информировать Государства-Члены и других участников Конференции, планирующих провести такие мероприятия, о возможных накладках при составлении плана их проведения. Протокольная служба будет стараться, по мере возможности, определить альтернативное время и даты. Поэтому организаторам протокольных мероприятий и культурной программы настоятельно рекомендуется сначала связаться с Протокольной службой, чтобы скоординировать с ней свои действия, и только после этого приступать к окончательной подготовке предлагаемого протокольного мероприятия и культурной программы к определенным дате и времени. Протокольная служба выполняет исключительно посредническую функцию, предлагая на основе своего обновляемого списка мероприятий возможные интервалы времени, и информирует об их возможном совпадении.
Протокольная служба МСЭ обеспечивает, чтобы приглашения распределялись должным образом. Департамент конференций будет раскладывать такие приглашения в ячейках участников. Рекомендуется, чтобы организаторы надлежащим образом маркировали свои конверты с приглашениями. За исключением этих услуг, МСЭ не будет нести ответственность за материально-техническое обеспечение или другую подготовку протокольных мероприятий и культурной программы. За это отвечает исключительно организатор каждого мероприятия.
Просим учесть, что пригласительные открытки на эти мероприятия и другие материалы, распространяемые во время Конференции, не должны содержать логотип МСЭ или иные явные ссылки и символы, которые могли бы навести на мысль или даже предположение о том, что МСЭ поддерживает данное мероприятие.
Напоминаем вам, что список протокольных мероприятий и культурной программы, который ведет Протокольная служба, является внутренним конфиденциальным рабочим документом и не предназначен для общего распространения.
Все вопросы, связанные с культурной программой и протокольными мероприятиями во время Конференции, просимнаправлять по адресу: protocol.service@itu.int или по номеру телефона: +41 22 730 59 27 , номеру факса: +41 22 730 58 17
Для регистрации таких мероприятий просим заполнить формуляр для протокольных мероприятий и культурной программы и вернуть его в Протокольную службу МСЭ. Просим учесть, что информация, содержащаяся в этом формуляре, предназначена исключительно для целей координации и протокола. Формуляр представлен по адресу: http://www.itu.int/en/ITU-D/Conferences/WTDC/WTDC14/Pages/
SocialEventForm.aspx