وفقاً للمادة 31 من اتفاقية الاتحاد - أوراق الاعتماد في المؤتمرات – والأرقام 324 و325 ومن 328 إلى 331 تحديداً، تُعتمد وفود الدول الأعضاء إلى مؤتمر المندوبين المفوضين بأوراق اعتماد يوقعها رئيس الدولة أو رئيس الحكومة أو وزير الشؤون الخارجية.
كما يجب أن تستوفي أوراق الاعتماد المقدمة واحداً من المعايير التالية:
- تخوِّل الوفد مطلق الصلاحيات؛
- تأذن للوفد بتمثيل حكومته دون قيد؛
- تعطي للوفد أو لبعض أعضائه حق توقيع الوثائق الختامية
وينبغي إرسال النسخة الأصلية من أوراق الاعتماد إلى الأمين العام. ووفقاً للممارسة المتبعة، تعتبر أوراق الاعتماد أو أوراق الوكالة المرسلة بالفاكس أو بالبريد الإلكتروني غير صحيحة. ووفقاً للرقم 333 من اتفاقية الاتحاد لا يحق للوفد الذي لا تعترف الجلسة العامة بصحة أوراق اعتماده أن يمارس حق التصويت أو التوقيع على الوثائق الختامية ما لم يتم تصحيح هذا الوضع.
ويُسترعى الانتباه إلى الرقم 338 من اتفاقية الاتحاد الذي لا تُقبل بموجبه أوراق الاعتماد وأوراق الوكالة المرسلة برقياً. وبالمثل، ووفقاً للممارسة المتبعة، لن يُعترف كذلك بصحة أوراق الاعتماد وأوراق الوكالة المرسلة بالفاكس أو بالبريد الإلكتروني.
ولتمكين الدول الأعضاء من ممارسة حقوقها السيادية كاملةً في مؤتمر المندوبين المفوضين لعام 2018 (PP-18)، يُرجى من السلطات المختصة أن ترسل إلى مقر الاتحاد الدولي للاتصالات في جنيف النسخة الأصلية من أوراق الاعتماد، مشفوعة، حسب الاقتضاء، بترجمة معتمدة إلى إحدى اللغات الرسمية للاتحاد، وذلك قبل افتتاح المؤتمر.
ويُرجى من الدول الأعضاء التي يمكنها إيداع أوراق الاعتماد قبل افتتاح المؤتمر إلى القيام بذلك عن طريق توجيه رسالة مسجلة إلى العنوان التالي:
ITU Secretary-General PP-18 Credentials Committee secretariat - Office T.1216
International Telecommunication Union
Place des Nations
CH - 1211 GENEVA 20
Switzerland
ويجوز أيضاً إيداع أوراق الاعتماد لدى أمانة لجنة أوراق الاعتماد التابعة للمؤتمر (PP-18) في مكان انعقاد المؤتمر في دبي، الإمارات العربية المتحدة، اعتباراً من 27 أكتوبر 2018.
ويتاح هنا نموذج لأوراق الاعتماد كي تستعمله الوفود وهو يفي بجميع المعايير الواردة في الأحكام ذات الصلة من اتفاقية الاتحاد.
وتتاح هنا الرسالة المعممة CL-18/18، "أوراق الاعتماد للوفود المشاركة في مؤتمر المندوبين المفوضين". وأرسلت رسالة معممة للمتابعة (CL-18/34) في 16 يوليو 2018 وهي متوفرة هنا.