Services/processus d'appui

Suite à l'adoption de la Décision 550 du Conseil de l'UIT concernant la mise en oeuvre des normes comptables pour le secteur public international (normes IPSAS), le respect de ces normes est certifié depuis 2011. La clôture des comptes pour 2014, en 2015, a été effectuée en respectant ces normes. Le Règlement financier et les Règles financières ont été révisés pour refléter une présentation du budget selon la méthode BAR (budgétisation axée sur les résultats). Conformément à la Résolution 151 (Rév. Busan, 2014) de la Conférence de plénipotentiaires, l'UIT a soumis le budget biennal au Conseil selon cette méthode. Le projet de budget de l'UIT comprenait l'attribution de ressources pour chacun des buts et objectifs de l'Union (Résolution 71 (Rév. Busan, 2014) de la PP). Le Conseil a approuvé le budget pour 2016-2017 à sa session de 2015 (Résolution 1375). En 2016, le budget a été établi en vue de garantir l'utilisation la plus efficace et la plus économique des ressources de l'UIT (voir le Document C16/45). Par sa Résolution 1375, le Conseil a chargé le Secrétaire général de prélever un montant de 1 million CHF sur le Fonds de réserve le 1er janvier 2016 afin de mettre en place le Fonds ASHI (Assurance maladie après la cessation de service) à titre de mesure pour régler les engagements à long terme non financés de l'UIT. Les frais de déplacement ont continué d'être optimisés par le biais de la réservation de billets d'avions non flexibles, et grâce à l'anticipation des demandes de déplacement. En ce qui concerne les achats, l'UIT a introduit un système d'appels d'offres électronique en 2015. En 2017, tous les appels d'offres principaux ont été publiés sur le portail mondial pour les fournisseurs des organismes des Nations Unies (UNGM). Le Département de la gestion des ressources financières a assuré le suivi de la mise en oeuvre du budget de l'Union pour 2017, se livrant notamment à des activités de gestion et de contrôle du budget, de comptabilité, de comptabilité analytique, de gestion des actifs, d'achats et de gestion des déplacements. Les activités financières du Département de la gestion des ressources financières pour l'exercice fiscal se terminant le 31 décembre 2016 ont été présentées au Conseil à sa session de 2017 (voir le Document C17/42). Pour la sixième année consécutive, l'UIT a reçu un avis sans réserve de la part du Vérificateur extérieur des comptes pour son rapport de gestion financière conforme aux normes IPSAS. Les engagements au titre de l'ASHI, ainsi que le régime d'assurance maladie, ont fait l'objet d'un suivi minutieux; une étude actuarielle complète a été réalisée sur ces deux sujets à la fin de l'année 2016 (voir le Document C17/46). Le Département de la gestion des ressources financières a assuré la gestion des comptes de l'Union, produit des rapports financiers statutaires et d'autres informations d'ordre financier, et a coopéré avec des entités de surveillance et de contrôle financier telles que le vérificateur extérieur des comptes et l'auditeur interne, le Comité consultatif indépendant pour les questions de gestion (CCIG) et le Corps commun d'inspection (CCI). Le budget pour 2018-2019 a été approuvé par le Conseil à sa session de 2017 (Résolution 1387). L'UIT a adopté un programme de départ volontaire pour compenser les coûts liés à l'adoption du nouvel âge obligatoire de départ à la retraite fixé à 65 ans. Conformément à la Résolution 152 (Rév. Busan, 2014) adoptée par la Conférence de plénipotentiaires, le Département de la gestion des ressources financières a déployé des efforts importants en vue de réduire la dette. Cela a eu des conséquences positives sur le paiement des contributions, le taux de recouvrement ayant été supérieur à 97% pour 2016, indiquant une amélioration par rapport aux années précédentes, et une réduction importante de la dette des Membres de Secteur et des Associés.  Le budget de 2017 a été mis en oeuvre en vue de garantir l'utilisation la plus efficace des ressources de l'UIT (voir le Document C17/45). La coopération avec le Groupe d'activités communes d'achat (Groupe ACA), qui dirige les efforts consentis en vue de simplifier et d'harmoniser les pratiques en matière d'achats pour les rendre plus efficaces, a contribué à optimiser l'utilisation des ressources financières de l'UIT. Le Département de la gestion des ressources financières a suivi de près la mise en oeuvre du budget de l'Union pour 2018. Le projet de plan financier pour la période 2020-2023 a été présenté au Groupe de travail du Conseil sur les ressources financières et les ressources humaines (GTC‑FHR) lors de sa huitième réunion tenue en janvier 2018, et sera également soumis au Conseil pour examen à sa session de 2018, avant d'être transmis à la Conférence de plénipotentiaires. Les activités financières du Département de la gestion des ressources financières pour l'exercice financier qui s'est achevé le 31 décembre 2017 seront terminées à la fin du premier trimestre de l'année 2018, et le rapport de gestion financière non vérifié sera présenté au Conseil à sa session de 2018 (voir le Document C18/42). Les comptes vérifiés seront présentés à Dubaï au cours de la dernière réunion de la session de 2018 du Conseil, qui se tiendra la veille du début de la Conférence de plénipotentiaires. Les engagements au titre de l'ASHI ainsi que le régime d'assurance maladie continuent de faire l'objet d'un suivi attentif; une étude actuarielle complète a été produite à la fin de l'année 2017 (voir le Document C18/46) en vue d'examiner et d'améliorer la durabilité à long terme du plan et de réduire les engagements à long terme de l'UIT. Conformément à la Résolution 152 (Rév. Busan, 2014) adoptée par la Conférence de plénipotentiaires, le Département de la gestion des ressources financières a mis un accent particulier sur le suivi de la dette des Etats Membres, des Membres de Secteur et des Associés. Les retombées positives déjà observées au cours de l'année précédente se sont confirmées en 2017, avec un taux de recouvrement pour 2017 supérieur à 97%. On trouvera davantage de renseignements dans les Documents C18/21 et C18/INF/1. Comme les années précédentes, le Département de la gestion des ressources financières a assuré le suivi de la mise en oeuvre du budget pour 2018 (voir le Document C18/45).

L'Unité de l'audit interne a effectué un suivi minutieux des recommandations formulées au cours des années précédentes et a fait savoir au CCIG lors de ses diverses réunions que des progrès satisfaisants avaient été accomplis en la matière.  Plusieurs audits de missions d'engagement ont été réalisés en 2015, 2016 et 2017, et se poursuivront en 2018. Chaque année, le Secrétaire général transmet un rapport sur les activités d'audit interne au Conseil afin qu'il l'examine. Ces rapports figurent dans les Documents C15/43, C16/10 et C17/44, ainsi que dans la série de documents C18. A sa session de 2015, le Conseil de l'UIT a chargé le Secrétaire général de faciliter l'accès à ces rapports; les Etats Membres ou leurs représentants désignés peuvent désormais demander à y accéder en ligne par le biais du site web du Conseil de l'UIT.

La Conférence de plénipotentiaires de 2014 (PP-14) a pris des décisions importantes relatives aux Membres de Secteur, en décidant de maintenir la catégorie de membre des établissements universitaires et de permettre à ces établissements de participer aux travaux des trois Secteurs en s'acquittant d'un droit unique. La PP-14 a en outre chargé le Conseil de poursuivre son examen relatif aux Membres de Secteur, concernant notamment les droits et les avantages, ainsi que les critères d'exonération du paiement des droits, et la participation des organisations à but non lucratif, notamment des organisations non gouvernementales (ONG). Le nombre total de Membres de Secteur et d'Associés de l'UIT, ainsi que d'établissements universitaires participant aux travaux de l'Union a été renforcé en raison d'une augmentation du nombre de membres de l'UIT-R, due en grande partie à l'intérêt important suscité par ses travaux et à la participation à la Conférence mondiale des radiocommunications (CMR). D'importants acteurs du secteur extérieurs à la base traditionnelle de l'UIT, tels que Facebook, Google, Netflix, Disney et MasterCard, ont rejoint l'UIT au titre de Membres de Secteur en 2015. En 2016, le nombre total de Membres de Secteur, d'Associés et d'établissements universitaires participant aux travaux de l'UIT est resté stable par rapport à 2015, en dépit de baisses observées et de rassemblements parmi des membres traditionnels. Le rassemblement sous de mêmes entités de certaines entreprises membres de longue date (notamment Alcatel-Lucent, Nokia, Telecom Italia Sparkle, Airbus, Microsoft, Hewlett Packard, Millicom, SFR et Motorola), l'exclusion de 19 Membres de Secteur en défaut de paiement, ainsi que la réorientation de Membres de Secteur vers des catégories impliquant des contributions moindres (Associés et établissements universitaires participant aux travaux de l'UIT) ont contribué à une baisse des recettes. L'acquisition de nouveaux membres a eu lieu à la fois à partir de la base de membres traditionnelle de l'UIT (notamment Monaco Telecom, BICS, VimpelCom Group, Kuwait Telecommunication Company – Viva, Plintron, Videotron, Nagravision/Kudelski), et grâce à l'élargissement de la participation parmi les nouveaux membres. En 2017, en dépit de pressions pour rassembler des membres au sein d'entités parmi la base traditionnelle de membres de l'UIT issus du secteur privé, le nombre total de Membres de Secteur et d'Associés de l'UIT, ainsi que d'établissements universitaires participant aux travaux de l'UIT a légèrement augmenté, pour atteindre un total de 820 membres environ. Quelque 70 nouveaux membres ont été confirmés en 2017, en raison, principalement, de la croissance observée au sein de l'UIT-T. Les membres de l'UIT continuent de se diversifier au-delà du noyau traditionnel issu des secteurs des télécommunications et des satellites, intégrant des acteurs influents et de niche dans le domaine de l'Internet des objets/de l'Internet, des sociétés spécialisées dans les pylônes (y compris les deux premiers acteurs mondiaux en la matière, China Tower et American Tower), des opérateurs de réseau mobile virtuel, ainsi que des acteurs du secteur de la finance (comme eCurrency), du conseil (tels que Deloitte) et de l'industrie automobile (Hyundai, par exemple).           
     

En 2015, la CMR-15 a constitué la principale priorité en matière de communication. L'UIT a lancé des campagnes dédiées de communication et sur les réseaux sociaux. En 2015, le nombre d'abonnés a augmenté de 22% sur Twitter et de 26% sur Facebook. En ce qui concerne les médias grand public, l'UIT a produit plus de 21 000 coupures de presse uniques en 2015. La revue Les Nouvelles de l'UIT reste un outil de promotion essentiel en termes de marque, de communication auprès des membres et de fourniture de contenus et d'analyses spécialisés. La revue a amorcé une transformation numérique sur plusieurs années en vue de renforcer l'implication des principales parties prenantes sur un ensemble de plates-formes disponibles au format numérique seulement et de réduire les frais d'impression et de diffusion, occasionnant 200 000 CHF d'économies chaque année. En 2016, l'UIT a continué d'adapter ses activités de communication à l'environnement dynamique des médias numériques. Le Groupe de coordination de la gestion a approuvé la stratégie relative aux contenus numériques afin d'utiliser des contenus plus opportuns et utiles pour renforcer l'implication des parties prenantes sur l'ensemble des plates-formes numériques de l'UIT. En 2016, une nouvelle campagne sur les TIC au service des ODD (#ICT4SDG), adressée aux membres et aux parties prenantes de l'UIT, a été lancée. De nouvelles procédures de production audiovisuelle avantageuses ont été mises en place pour 2017, et six chroniques ont été publiées dans les éditoriaux de médias de premier plan. L'UIT a obtenu l'une des 10 premières places dans l'indice des médias sociaux, parmi 43 organisations internationales. S'agissant de la couverture audiovisuelle, en 2016, 191 vidéos au total ont été chargées sur la chaîne YouTube de l'UIT, et ont été vues 150 000 fois en tout. La nouvelle chaîne de podcasts de l'UIT a enregistré 1 227 écoutes. En 2017, la revue Les Nouvelles de l'UIT a inauguré un site-web destiné en premier lieu à l'utilisation sur mobile, en remplacement du blog d'entreprise et du bulletin d'actualité, et a plus que doublé sa fréquentation en ligne grâce à des contenus d'actualité et pertinents, organisés par sujet. En outre, le courriel d'information hebdomadaire des Nouvelles de l'UIT a connu une croissance de plus de 650% du nombre de nouveaux abonnés par rapport à l'année précédente, 20% de ces nouveaux abonnés étant des dirigeants ou des directeurs. Les indicateurs relatifs aux médias sociaux ont augmenté sur tous les canaux, grâce à l'adoption d'une approche reposant de plus en plus sur les données, afin de stimuler non seulement la portée et la sensibilisation, mais surtout l'implication d'acteurs influents et de parties prenantes essentielles, avec des liens ramenant aux plates-formes de l'UIT, et notamment aux Nouvelles de l'UIT, aux rapports essentiels, et aux pages web des manifestations. Projet "MyITU": en partenariat avec des fonctionnaires de l'ensemble de l'UIT, la Division de la communication institutionnelle a contribué à l'avancement du projet "MyITU" afin de fournir un portail sur mesure qui encouragera l'implication des utilisateurs en fonction de leur profil et de leurs habitudes, en vue d'accroître la participation aux manifestations et l'implication des membres sur les plates-formes numériques, ainsi que le nombre de membres et les recettes tirées des parrainages.

En octobre 2016, une nouvelle Division du protocole et des événements spéciaux a été formée. Celle-ci est responsable de l'ensemble des services du protocole lors de toutes les grandes manifestations de l'UIT, de l'accueil de chefs d'Etats, de ministres et de personnalités dans le monde entier ainsi qu'au siège de l'UIT. En 2015, la Division du protocole et des événements spéciaux de l'UIT a organisé l'intronisation de son Excellence M. Luis Guillermo Solís Rivera, Président du Costa Rica, en tant que parrain des activités de l'UIT pour les jeunes et les TIC.  Plusieurs réunions d'ambassadeurs sont organisées chaque année pour veiller à ce que la communauté diplomatique à Genève reste entièrement informée des activités futures de l'UIT. Chaque année, la Division traite environ 600 invitations adressées au Secrétaire général, lui proposant de s'exprimer lors de manifestations organisées partout dans le monde et/ou d'y participer.         
     

Le Secrétariat des organes directeurs a dirigé, géré et supervisé la préparation et l'organisation sur le fond de la session annuelle du Conseil, ainsi que des réunions biannuelles des Groupes de travail du Conseil. Il a dirigé, coordonné et supervisé la préparation des rapports soumis au Conseil et a continué de suivre la mise en oeuvre de toutes les décisions de la PP et du Conseil. Le Secrétariat des organes directeurs a aussi fourni des avis spécialisés au Président du Conseil. En outre, le Secrétariat des organes directeurs, ainsi que le Département des services informatiques/le Service de la bibliothèque et des archives, ont apporté un appui à l'examen du projet de politique de l'UIT en matière d'accès à l'information/aux documents mis au point par le GTC-FHR et le Conseil à sa session de 2016, et ont oeuvré ensemble à l'élaboration de l'infrastructure et des procédures nécessaires à la mise en oeuvre de la politique.​      

En 2016, une équipe à l'échelle de l'UIT établie au sein du Secrétariat a travaillé au développement de nouveaux outils en vue de soutenir l'élaboration de rapports et une coordination améliorés concernant les activités de sensibilisation des membres et de mobilisation de ressources. Le Secrétaire général a été chargé par la PP-14 (Résolution 158 et Décision 5) de réfléchir à des options permettant de dégager des recettes supplémentaires. Les propositions de création d'un groupe interne figurent dans l'annexe du document intitulé "Améliorer la stabilité et la prévisibilité des bases financières de l'Union", qui a été présenté au GTC-FHR lors de sa réunion de janvier 2017. A sa session de 2017, le Conseil a approuvé plusieurs de ces recommandations, ainsi que des principes régissant la mobilisation des ressources. Dans ces principes, le Conseil a confirmé que la priorité absolue en matière de mobilisation des ressources était d'assurer des contributions mises en recouvrement et stables des membres de l'UIT, car cette source compte pour près de 70% du budget ordinaire. Parmi les options envisagées, citons: l'augmentation des recettes au titre du recouvrement des coûts, ainsi que la recherche de ressources extrabudgétaires provenant de partenaires autres que les membres de l'UIT, en vue de diversifier les sources de revenu.   
     

Surveillance et établissement de rapports: des rapports annuels sur la mise en oeuvre du plan stratégique ont été rendus publics sur un portail web (2015: www.itu.int/en/annual-report-2015/; 2016: www.itu.int/en/annual-report-2016/). Coordination intersectorielle sur des questions de gestion institutionnelle: une gestion du risque systématique, et notamment la mise au point et la tenue à jour de registres des risques, a continué d'être mise en oeuvre. Le suivi de la mise en oeuvre des recommandations du CCI tirées de l'"Examen de la gestion et de l'administration de l'UIT" a aussi fait l'objet d'une coordination depuis 2016. Soutien de la mise en oeuvre du Programme de développement durable à l'horizon 2030 et du Programme Connect 2020: le concept de l'outil de mise en correspondance de l'UIT avec les ODD a été introduit pendant la session de 2016 du Conseil en vue de fournir un aperçu visuel complet des contributions de l'UIT aux ODD. Deux documents de travail ont été élaborés en soutien à la mise en oeuvre du Programme Connect 2020 de l'UIT. Elaboration du projet de plan stratégique de l'UIT pour la période 2020-2023: le processus d'élaboration du projet de plan stratégique de l'UIT pour la période 2020-2023 a été amorcé en 2017 afin de pouvoir être adopté pendant la Conférence de plénipotentiaires de 2018. Un groupe de travail interne dirigé par le Directeur du BR, M. François Rancy, a coordonné les contributions internes de l'UIT. A sa session de 2017, le Conseil a mis en place le Groupe de travail du Conseil chargé d'élaborer le plan stratégique et le plan financier, qui était chargé de soumettre le projet de proposition au Conseil pour examen et transmission à la PP-18. En conséquence, le Secrétariat a appuyé les travaux menés par ce Groupe de travail en vue de développer plus avant le cadre stratégique de l'UIT et le projet de texte du plan stratégique de l'UIT pour la période 2020‑2023 et de soumettre ce texte afin qu'il fasse l'objet d'une consultation publique avant qu'il ne soit adopté par les Etats Membres de l'UIT.  A sa session de 2018, le Conseil a examiné le projet de Plan stratégique qui a été transmis pour adoption à la Conférence de plénipotentiaires de 2018.​