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La selección de los modos de comunicación depende también del principio de gestión de las emergencias aplicado. La posibilidad de intercambiar importantes volúmenes de datos aumenta inevitablemente el riesgo de microgestión de las intervenciones desde el "exterior". El fax permite enviar fácilmente datos en bruto, y de este modo las decisiones ya no las toma el encargado de las operaciones de socorro en el lugar siniestrado sino una instancia superior, como la sede de un organismo de socorro.
Los encargados de la gestión de una situación de emergencia son administradores y no reporteros. La tendencia general es delegar las decisiones al nivel apropiado más bajo en vez de alentar la microgestión por parte de instancias decisorias instaladas en la sede. El ejemplo que daremos a continuación ilustra el motivo de esta afirmación:
El encargado de coordinar las actividades de emergencia en el lugar donde hubo un terremoto recibe pedidos de envío de material urgente para dar refugio a los afectados desde diferentes fuentes: el representante de la municipalidad estima que se necesitan 500 tiendas, el equipo local de la Cruz Roja, 50 tiendas, y Defensa Civil, 5 000 tiendas. Otros indican diferentes tipos de tiendas: una fuente de información recomienda tiendas familiares para una familia tipo de 6 personas y otro grupo propone que las tiendas familiares tengan capacidad para 12 personas, dada la predominancia de familias numerosas. El dirigente de una comunidad religiosa se opone al pedido según el cual las tiendas deben ser lo más amplias posible para que convengan a todos, independientemente de la situación familiar. Cada petición y cada opinión al respecto se presentan por escrito. El coordinador está tentado de limitarse a enviar por fax todos esos datos en bruto a la institución encargada en el extranjero de suministrar el material de socorro.
Ahora bien, sólo el encargado de la gestión de una situación de emergencia ubicado en el lugar afectado puede establecer las necesidades reales ya que es el único que tiene acceso directo a las fuentes de pedidos de ayuda y quien puede realmente evaluar la situación. Únicamente la persona que está en contacto directo con los colaboradores locales puede conocer el motivo de que esas peticiones sean tan diferentes entre sí. La municipalidad tal vez conocía mejor el número de habitantes de esa zona, la Cruz Roja ya estaba instalando tiendas que tenía en reserva y el oficial de Defensa Civil se anticipaba en su pedido a las necesidades de alojamiento de una unidad del ejército a la que posiblemente se convocaría desde su base situada en una provincia vecina. Del mismo modo, el coordinador in situ puede interpretar la situación local que determina el tamaño más conveniente de las tiendas y un conocimiento suficiente de las restricciones que las estructuras sociales locales y las modalidades culturales pueden imponer a la hora de decidir cuáles son las formas aceptables de alojamiento temporal.
El encargado de tomar una decisión que se encuentra en la sede no puede pronunciarse sobre la pertinencia de los pedidos. Lo que necesita es una síntesis del pedido enviada desde el lugar siniestrado en las que se indique la cantidad y el tipo de tiendas necesarias. Sería imprescindible también darle información sobre la capacidad logística in situ, la mejor manera de llegar al lugar y los medios de transporte y capacidad de almacenamiento con que se dispone. Si la interpretación de los datos efectuada por el coordinador designado en el lugar es correcta, la cuestión puede examinarse en la evaluación que se llevará a cabo una vez terminadas las operaciones para aprovechar la experiencia aportada por esa situación.
Lección aprendida: Los enlaces de telecomunicación deben corresponder al principio sobre la gestión de una catástrofe que guía a los funcionarios encargados de afrontarla. Reforzar las capacidades no facilita necesariamente la adopción de decisiones pero alienta la microgestión. "Pasar la pelota" no es la solución cuando una situación de emergencia exige una respuesta rápida y adecuada del exterior.
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