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Le choix du mode de communication dépend également de la manière de concevoir la gestion des situations d'urgence. La possibilité d'échanger davantage de données accroît inévitablement le risque d'une microgestion des interventions venant de l'"extérieur". La télécopie permet d'envoyer facilement des données brutes, la prise de décisions passant alors du responsable des secours sur le lieu d'une catastrophe à un niveau de décision supérieur tel que le siège d'un organisme de secours.
Les responsables de la gestion des situations d'urgence sont des gestionnaires, pas des reporters. La tendance générale est de déléguer les décisions au niveau approprié le plus bas et non pas d'encourager la microgestion par des décideurs installés au siège. L'exemple typique ci‑après peut illustrer la raison de cette tendance:
Un responsable de la gestion des situations d'urgence, chargé de coordonner les interventions sur le lieu d'un tremblement de terre, reçoit de différentes sources des demandes de matériels pour des abris de secours: le représentant de la municipalité estime qu'il a besoin de 500 tentes. L'équipe de la Croix-Rouge locale évalue le besoin à 50 et la défense civile réclame 5 000 tentes. Le type de tente diffère selon le demandeur: une source recommande des tentes familiales pour une famille moyenne de 6 personnes; selon un autre groupe, la tente familiale doit pouvoir accueillir 12 personnes, étant donné la prédominance locale des familles nombreuses. Une demande pour des tentes les plus grandes possibles qui conviennent à tout le monde, indépendamment de la situation familiale, rencontre une très forte opposition de la part des dirigeants d'une communauté religieuse. Chaque demande et chaque point de vue sont présentés sur une feuille. Le coordonnateur est tenté de se borner à envoyer par télécopie toutes ces données brutes à l'organisme chargé à l'étranger d'envoyer le matériel de secours.
Toutefois, seul le responsable sur place peut déterminer les besoins effectifs car il est le seul à avoir un accès direct aux auteurs des demandes et à pouvoir réellement évaluer la situation. Seule la personne en contact direct avec les partenaires peut savoir pourquoi les requêtes sont si différentes les unes des autres: c'est peut-être la municipalité qui a la meilleure connaissance des données démographiques; la Croix‑Rouge déploie déjà des tentes provenant de ses propres stocks; quant au commandant de la défense civile, il prévoit dans sa demande les besoins de logement d'une unité de l'armée qui risque d'être amenée de sa base dans une province voisine. De même, le coordonnateur qui est sur place peut interpréter la situation locale et ainsi établir la bonne taille des tentes et avoir une connaissance suffisante des contraintes que les structures sociales et la culture locales peuvent imposer au moment de déterminer quelles sont les formes acceptables d'hébergement temporaire.
Le décideur qui se trouve au siège ne peut se prononcer sur l'opportunité des demandes. Ce dont il a besoin c'est d'une demande unique, indiquant la quantité et le type de tentes nécessaires. Ce décideur aura également besoin d'informations sur les moyens logistiques disponibles sur place, sur la manière dont on peut atteindre le plus facilement le lieu de la catastrophe et sur les moyens de transport et d'entreposage disponibles tout au long de la chaîne de transport. La question, si le responsable sur place a bien interprété les données, peut être discutée lors du compte rendu qui suivra l'opération et des enseignements pourront en être tirés.
Enseignements tirés: Les liaisons de télécommunication doivent fournir l'information qui correspond à l'idée que se font les intervenants de la gestion des situations d'urgence. Augmenter les chiffres ne facilite pas nécessairement la prise de décision mais encourage la microgestion. "Laisser la question ouverte" n'est pas une solution lorsqu'une situation d'urgence réclame une intervention rapide et appropriée à partir d'un point éloigné.
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