يتوقف اختيار أسلوب الاتصال أيضاً على مفهوم إدارة حالات الطوارئ. تزيد إمكانية تبادل كميات كبيرة من البيانات حتماً خطر الإدارة الصغرية للتدخلات "الخارجية". ويسمح الفاكس بالإرسال السهل للبيانات الخام، بحيث ينتقل اتخاذ القرارات من مسؤول الإغاثة في موقع الكارثة إلى مستوى أعلى مثل المقر الرئيسي لمنظمة الإغاثة.

المسؤولون عن إدارة حالة طوارئ هم من المدراء وليسوا من المخبرين الصحفيين. والاتجاه السائد هو تفويض سلطة اتخاذ القرار على أدنى مستوى مناسب لتشجيع الإدارة الصغرية من قبل متخذي القرارات في المقر الرئيسي. ويوضح المثال التالي سبب هذا الاتجاه.

يستلم المسؤول عن إدارة حالات الطوارئ، المسؤول عن تنسيق التدخلات في الزلازل، من مختلف المصادر طلبات المواد اللازمة للمأوى: يقوم ممثل المجلس المحلي بتقدير الاحتياجات بزهاء 500 خيمة. ويقدر ممثل الصليب الأحمر الاحتياجات بزهاء 50 خيمة. ويطلب الدفاع المدني 5000 خيمة. ويختلف نوع الخيمة حسب الطالب: ويوصي مصدر واحد من مصادر المعلومات بتوفير خيام أسرية لأسر مكونة من 6 أفراد، ويفيد مصدر آخر بأن الخيام الأسرية ينبغي أن تستوعب أسرة من 12 فرداً، نظراً لغلبة الأسرة الكبيرة محلياً. ويواجه الطلب على أكبر خيام ممكنة، يمكن أن تستوعب الجميع معارضة شديدة من جانب قيادات جماعة دينية. ويعرض كل طلب وجهة نظره على ورقة. وتراوغ المنسق فكرة إرسال كل هذه المدخلات الخام بالفاكس إلى الهيئة المسؤولة عن إرسال مواد الإغاثة من الخارج.

ومع ذلك: لا يستطيع سوى المسؤول عن التنسيق في الموقع تحديد الاحتياجات الفعلية، لأنه الوحيد الذي يستطيع النفاذ مباشرة إلى مصادر الطلبات وتقييم الوضع حقيقة. والشخص الوحيد الذي له علاقة مباشرة بالشركات يمكنه معرفة أسباب اختلاف الطلبات عن بعضها بعضاً: ويجوز أن يكون للمجلس المحلي أفضل دراية بأرقام السكان؛ ويقوم الصليب الأحمر بالفعل بتوزيع الخيام من مخزونه الخاص؛ أما قائد الدفاع المدني، فيتوقع في طلبه احتياجات إقامة وحدة من وحدات الجيش يمكن جلبها من قاعدتها في إقليم مجاور. وبالمثل، يمكن للمنسق في الموقع أن يفسر الوضع المحلي والحجم المناسب من الخيام وتكون له دراية كافية بالقيود التي تفرضها الهياكل الاجتماعية والثقافية المحلية فيما يخص الأشكال المقبولة للإقامة المؤقتة.

ولا يستطيع متخذ القرار على مستوى المقر الرئيسي أن يقرر مدى ملاءمة الطلبات . وما يحتاجه هو طلب وحيد من الميدان، يبين كمية ونوع الخيام اللازمة. كما سيحتاج إلى معلومات بشأن الوسائل اللوجستية المتاحة في الموقع، وما هي أفضل الطرق للوصول إلى الموقع، وما هي وسائل النقل والتخزين المتيسرة على طول سلسلة النقل. ويمكن مناقشة مسألة ما إذا كان المسؤول في الموقع قد تمكن من تفسير البيانات تفسيراً سليماً أثناء استيفاء المعلومات بعد العملية، والدروس المكتسبة منها.

الدرس المكتسب: ينبغي أن توفر وصلات الاتصالات المعلومات التي تطابق مفاهيم القائمين على إدارة حالات الطوارئ. فزيادة القدرات لا تسهل بالضرورة عملية اتخاذ القرار بل تشجع الإدارة الصغرية "ترك السؤال مفتوحاً" ليس حلاً، عندما تتطلب حالة طارئة استجابة سريعة وملائمة من مكان بعيد.