S.1 Direction de l'Union
Le Comité de coordination et le Groupe de coordination de la gestion ont continué de se réunir régulièrement pour examiner les questions stratégiques et gérer les affaires administratives et financières à l'UIT en vue d'assurer l'utilisation la plus efficace possible des ressources de l'Union, en application des décisions de la PP. De nouveaux efforts ont été faits pour examiner et concevoir de nouvelles stratégies et méthodes propres à moderniser les pratiques de gestion de l'UIT, à améliorer et à rationaliser les processus métiers de l'UIT et à appliquer la budgétisation axée sur les résultats (BAR) et la GAR. Le Département de la planification stratégique et des relations avec les membres a continué en 2015 d'assumer au premier chef la responsabilité des questions intersectorielles et a fourni des services généraux d'appui et de planification au Comité de coordination, au Groupe de coordination de la gestion et à l'Equipe spéciale intersectorielle.
S.2 Organisation de conférences, assemblées, séminaires et ateliers (traduction et interprétation comprises)
Le secrétariat du Département C&P a fourni un appui pour toutes les réunions et manifestations de l'UIT. Entre le 1er juin 2015 et le 15 janvier 2016, un appui a été fourni à Genève à 10 452 participants, pour un total de 76 réunions et manifestations et 300 jours de réunion. Au total, des services d'interprétation ont été fournis pour 36 réunions et manifestations (2 353 jours d'interprétation). Quelque 25 803 pages de documentation ont été traduites et traitées dans les six langues. On a continué à organiser des réunions sans papier, offrant des possibilités de participation par voie électronique et accessibles, ce qui a permis de réduire considérablement les coûts de reproduction et d'améliorer le fonctionnement, les méthodes de fourniture et les délais.
S.3 Services de publication
L'UIT a continué de publier des ouvrages de référence ainsi que diverses autres publications habituelles en version imprimée et numérique/électronique. Au fil des années, le nombre de publications disponibles gratuitement en ligne a augmenté afin de diffuser l'information et de toucher un plus grand public. Au nombre de ces publications importantes figurent le Règlement des radiocommunications, les Recommandations, les textes fondamentaux de l'UIT, les Actes finals de la CMTI, les Résolutions et Décisions du Conseil ainsi que des Manuels de l'UIT.
De nouvelles initiatives en matière de vente et de marketing ont été prises en 2015 afin d'augmenter les ventes des publications:
- un nouveau plan stratégique de marketing pour sensibiliser davantage le grand public aux publications de l'UIT a été finalisé
- six nouveaux revendeurs ont été ajoutés au réseau de distribution
- des discussions sur la conclusion de partenariats ont été engagées avec l'OCDE, Harper Collins, Amazon, et Barnes & Noble par l'intermédiaire des Nations Unies à New York, afin de mettre en place de nouvelles plates-formes de distribution
- une nouvelle librairie électronique (E-Bookshop) a été mise en place afin de faciliter le processus de commande en ligne; et
- une présence accrue sur les nouveaux médias (twitter, Google Plus) pour toucher un plus large public
Les recettes tirées des ventes pour 2015 se sont établies à 16,73 millions CHF – un montant proche de celui budgété pour 2015 (17,0 millions CHF) – alors que les ventes effectives pour la période 2014-2015 s'établissant à 36,55 millions CHF ont été supérieures au montant budgété de 34,0 millions CHF (+2,5 millions CHF).
S.4 Services TIC
Des services d'information ont été fournis pour les grandes réunions et manifestations, notamment la session de 2015 du Conseil, le Forum 2015 du SMSI, ITU World Telecom 2015, l'AR‑15, la CMR-15 et le WTIS-15, ainsi que pour les activités de gouvernance, stratégie et communication institutionnelles de l'Union. Un service de gestion des relations avec les clients (CRM) a été mis en place avec succès pour la gestion des membres et la mobilisation des ressources ainsi que pour la gestion des réunions et manifestations (préparation, communication, enregistrement et établissement de rapports) et pour les publications.
La collection complète des communications administratives officielles aux fonctionnaires de l'UIT (ordres de service, notes de service) a été enrichie et tenue à jour.
S.5 Services de sûreté et de sécurité
Les politiques, procédures et lignes directrices en matière de sûreté et de sécurité au siège, dans les bureaux régionaux et les bureaux de zone et pour les réunions et manifestations de l'UIT selon les besoins ont été élaborées, examinées et mises en oeuvre. L'efficacité et l'efficience des fonctions de sûreté et de sécurité pour l'Union ont été examinées et contrôlées et des avis ont été donnés concernant toutes les questions de sûreté et de sécurité pour l'ensemble de l'Union. L'organisation de la mise en oeuvre du projet de modernisation et d'amélioration de la sécurité dans les locaux du siège de l'Union a été mise en place, y compris la convergence de la gestion d'identité pour l'accès physique et l'accès logique aux bâtiments et aux systèmes de l'UIT.
S.6 Gestion des ressources humaines
La gestion des ressources humaines recouvre les ressources humaines ainsi que l'entretien et l'aménagement des bâtiments de l'UIT.
S.6.1 Gestion des ressources humaines (HR)
En 2015, le Département de la gestion des ressources humaines (HRMD) a activement contribué à la mise en oeuvre des décisions prises par la Conférence de plénipotentiaires de 2014 et ayant des incidences sur les ressources humaines, notamment le nouveau plan stratégique de l'UIT adopté par la PP-14 dans sa Résolution 17, des nouveautés introduites dans la Résolution 48 sur la gestion et le développement des ressources humaines, en particulier dans ses Annexes 1 et 2, et des éléments de la Décision 5 prise par la PP‑14 relatifs à la mise en oeuvre d'une gestion rentable des ressources humaines compte tenu des questions connexes. Des consultations ont été engagées concernant ces nouvelles orientations qui seront prises en compte dans la révision du plan stratégique pour les ressources humaines avec le Secrétaire général et les autres fonctionnaires élus.
Un examen des politiques actuellement en vigueur a été entrepris en vue d'adapter ces politiques aux besoins de l'organisation dans le nouvel environnement créé par le Plan stratégique de l'UIT. Des consultations ont également été entreprises avec le Conseil du personnel et les différents comités statutaires concernés, dans le cadre de la décision du Conseil relative au renforcement du dialogue constructif entre l'administration et la représentation du personnel.
La Division HRMD a poursuivi ses travaux dans le cadre de la modernisation des fonctions des ressources humaines dans le but d'améliorer la fourniture des services pour ce qui est du recrutement, de la gestion de la structure de l'organisation, de la classification des emplois, de la formation, des politiques relatives aux ressources humaines et des questions juridiques. Les ressources humaines, dans le cadre de leur fonction de formation, ont collaboré avec la direction et le personnel pour développer les capacités du personnel en lien avec les besoins de l'organisation. L'accent a été mis en particulier sur les activités de formation dans les domaines de la sensibilisation à la question de l'égalité hommes/femmes et à la diversité sur le lieu de travail. Des efforts ont été faits pour améliorer la gestion du personnel grâce à la mise en place d'une fourniture davantage axée sur le client et d'un dialogue ouvert sur les questions administratives.
La Division HRMD a pris une part active aux travaux des organisations du régime commun des Nations Unies, notamment aux travaux du réseau Ressources humaines et de la CFPI sur l'examen de l'ensemble des prestations offertes aux fonctionnaires de la catégorie professionnelle soumis à l'Assemblée générale en décembre 2015 (Résolution 70/244 de l'AGNU sur le régime commun des Nations Unies), ainsi que sur l'âge obligatoire de départ à la retraite de 65 ans. La Division a également très largement contribué à l'examen A412 par le Corps commun d'inspection de la gestion et de l'administration à l'UIT.
Dans le domaine des prestations sociales, on s'efforce de maintenir les coûts médicaux et d'autres régimes d'assurance à un niveau viable. L'accent a été mis sur la gestion de la Convention Collective Assurance Maladie (CCAM) qui est gérée par Cigna, et sur le fonctionnement de la Commission de gestion nouvellement établie de la CCAM. Cette commission, en étroite collaboration avec le département HRMD, a engagé un examen d'ensemble du régime d'assurance, notamment la structure des primes, les franchises et les prestations compte tenu de l'évolution de la démographie et des besoins des assurés. Elle fera des recommandations visant à garantir sa viabilité financière. La communication avec les assurés a été maintenue au moyen de l'envoi de notes d'information périodiques sur divers sujets.
Pour ce qui est du régime des retraites, l'année a été difficile avec la mise en oeuvre des normes IPAS, le nouveau système d'administration des retraites du Fonds de pensions des Nations Unies et de ses interfaces. Une délégation du département HRMD, ainsi que des représentants du Comité des pensions du personnel de l'UIT ont assisté à la réunion du Comité des pensions.
Dans le cadre de ses activités de prévention des maladies professionnelles, le Service médical a organisé sur place des sessions d'information sur les questions liées au bien-être et fourni des services médicaux administratifs au département HRMD ainsi que des services médicaux pour les personnes en mission. Des efforts ont été déployés pour mener à bien le programme d'évaluation de la santé du personnel et pour suivre les cas de maladies chroniques et l'absentéisme. Il a continué de suivre les cas médicaux graves et a collaboré avec le Département HRMD pour encourager et faciliter le retour au travail dans la mesure du possible.
S.6.2 Entretien et aménagement des bâtiments de l'UIT
En 2015, la Division de la gestion des installations (FMD) s'est investie dans les grands projets suivants: achèvement et exécution du raccordement au réseau Genève-Lac-Nations (GLN) de rafraîchissement par l'eau du lac; remplacement et modernisation des contrôleurs automatiques des systèmes d'entretien des trois bâtiments du siège; remplacement des systèmes de rafraîchissement de la salle des serveurs de la Tour; rejointement des plafonds de rafraîchissement par circulation d'eau froide du bâtiment de Varembé; étanchéité du plafond du bâtiment Montbrillant; et remplacement des systèmes de rafraîchissement dans la salle E. La Division FMD a également collaboré en ce qui concerne les aspects bâtiments du projet de contrôle d'accès à l'UIT. D'autres petits travaux d'entretien relevant de la prudence se sont poursuivis comme d'habitude. Par l'intermédiaire de la Division FMD, l'UIT a fait office de principale organisation pour la normalisation des marchés publics d'achat de fournitures de bureau pour les organisations à Genève.
Concernant la question de la solution à long terme pour les locaux du siège de l'UIT, comme le lui avait demandé le Conseil à sa session de 2014 et à sa session de 2015, la Division FMD a poursuivi son étude technique à l'appui des travaux du GTC-HQP. L'UIT a poursuivi les discussions avec le pays hôte, à savoir la Suisse, en ce qui concerne la réduction des risques et la fourniture de davantage de précisions sur les possibilités de construction d'un nouveau bâtiment ou d'importants travaux de rénovation de la Tour et de Varembé. Pour ces travaux, une collaboration a été engagée avec d'autres organisations basées à Genève afin de trouver de bonnes pratiques.
L'inventaire annuel de la qualité de l'environnement soumis pour les données de 2014 a fait apparaître une empreinte environnementale de 3,24 t CO2e par fonctionnaire, soit une empreinte meilleure de 61% par rapport à la moyenne des organisations du système des Nations Unies. L'UIT reste une institution exemplaire pour ce qui est des résultats en matière d'environnement, avec la coordination de la Division FMD. L'UIT a déclaré être neutre sur le plan climatique à compter du 1er janvier 2015, conformément à l'initiative lancée par le Secrétaire général de l'ONU. A ce jour, l'UIT a acheté et annulé des certificats de réduction des émissions (CER) de façon à compenser les émissions qu'elle produit jusqu'à environ 2025 (en prenant pour hypothèse que le rythme actuel de progression de réduction des émissions se poursuit). Ces certificats sont gérés pour l'UIT dans le cadre du processus normalisé relevant de la CCNUCC et prévoit la participation de l'UIT au Fonds d'adaptation de la CCNUCC.
S.7 Gestion des ressources financières
En application de la Décision 550 du Conseil de l'UIT concernant la mise en oeuvre des normes comptables pour le secteur public international (normes IPSAS), l'UIT a commencé à appliquer lesdites normes IPSAS le 1er janvier 2010 et a élaboré le premier rapport de gestion financière conforme aux normes IPSAS le 31 décembre 2010. Pour la première fois en 2011, la clôture des comptes annuels de l'UIT (pour l'exercice 2010) a été effectuée conformément aux normes IPSAS. Il a été certifié que les comptes annuels pour les exercices 2011, 2012, 2013 et 2014 étaient conformes à ces mêmes normes, tandis que la clôture des comptes pour 2015 sera réalisée en 2016 et suivra les mêmes exigences. L'UIT compte parmi les premières institutions des Nations Unies à avoir mis en oeuvre avec succès les normes IPSAS.
L'application des normes IPSAS s'est traduite par l'élaboration de rapports de gestion financière plus détaillés, qui rendent les coûts d'exploitation plus transparents et facilitent la gestion budgétaire. Elle a eu un effet important sur l'actif net de l'UIT après la reconnaissance d'un engagement concernant l'Assurance santé après cessation de service (ASHI, after service health insurance), qui s'est traduit par un actif net négatif. Malgré cela, les rapports de gestion financière conformes aux normes IPSAS établis en 2010, 2011, 2012, 2013 et 2014 ont reçu un avis sans réserve de la part du Vérificateur extérieur des comptes. L'engagement au titre de l'ASHI est actuellement suivi de près et des solutions pour remédier au problème sont à l'étude (document C15/46).
A sa session de 2015, le Conseil a adopté le budget biennal de l'UIT pour la période 2016-2017 (Résolution 1375). Ce budget a été présenté au Conseil selon le principe de la budgétisation axée sur les résultats, pour chaque but et chaque objectif du plan stratégique de l'UIT Résolution 71 (Rév. Busan, 2014).
Budgets biennaux, gains d'efficacité et mesures d'économie sont autant de mesures qui ont été mises en oeuvre afin de garantir une utilisation aussi efficace et économique que possible des ressources de l'Union (document C15/45).
Par sa Résolution 1375, le Conseil a chargé le Secrétaire général de prélever un montant de 1 million CHF sur le Fonds de réserve le 1er janvier 2016 pour constituer le Fonds ASHI à titre de première mesure pour régler les engagements à long terme non financés de l'Union.
L'adoption de la Résolution 152 a eu des conséquences positives sur le paiement des contributions, qui se sont traduites par un meilleur taux de recouvrement de celles-ci et, de ce fait, une diminution de la dette (en particulier de la dette courante) des Membres des Secteurs et des Associés.
En ce qui concerne les missions, l'UIT verse un montant forfaitaire aux experts/orateurs. On a continué d'optimiser les frais de voyage moyennant l'adoption des mesures suivantes: réservations de billets d'avion non flexibles, pas d'émission de billets en classe affaires pour les vols de moins de 11 heures; soumission des demandes d'autorisation de voyage avec un préavis de 30 jours avant le départ et suppression, pour les fonctionnaires ainsi que les fonctionnaires élus, de l'indemnité journalière de subsistance pour les nuits passées dans l'avion.
En ce qui concerne la passation des marchés, l'UIT a mis en place en 2015 un système d'appels d'offres électronique conformément à la politique de réunions "sans papier" suivie par l'Union. Les principaux appels d'offres ont tous été publiés sur le Portail mondial pour les fournisseurs des organismes des Nations Unies (UNGM), site web qui garantit une concurrence internationale transparente et ouverte.
S.8 Services juridiques
L'Unité des affaires juridiques (JUR) a fourni un appui et des avis juridiques de nature générale par la CMR‑15, le Conseil et ses Groupes de travail et a contribué à la résolution de problèmes politiques sensibles. Pendant la CMR-15, l'Unité des affaires juridiques a fait office de secrétariat de la Commission 2 (Commission des pouvoirs). Elle a continué d'assurer le secrétariat du Groupe ad hoc du Directeur du TSB sur les droits de propriété intellectuelle et de superviser le secrétariat du CCIG.
S.9 Unité de l'audit interne
L'Unité de l'audit interne a continué de suivre l'avancement de la mise en oeuvre des recommandations formulées les années précédentes et a fait savoir au CCIG que de nouveaux progrès avaient été enregistrés en la matière. Plusieurs missions d'assurance ont été menées en 2015. Les missions d'assurance avaient pour objectif d'évaluer si les contrôles internes, la gouvernance et les processus de gestion des risques mis en place à l'UIT fonctionnaient. Un niveau de priorité est attribué aux recommandations résultant des travaux d'audit en fonction des incidences et de la probabilité d'une déficience (critique, élevée, moyenne, faible). Le Secrétaire général transmet également au Conseil pour examen un rapport annuel sur les activités d'audit interne. Ce rapport fait l'objet du document du Conseil document C16/10.
S.10 Collaboration avec les membres et les parties prenantes extérieures (y compris les Nations Unies)
L'année 2015 a été l'occasion de mobiliser les membres de l'UIT alors que l'Union célébrait son 150ème anniversaire (voir le paragraphe I.1-1 pour tout complément d'information sur les activités liées au 150ème anniversaire de l'UIT). Les membres ont manifesté un grand intérêt puisque plus de 140 Etats Membres ont organisé des réunions et des activités, comme indiqué dans le document du Conseil C/16/13. L'UIT a également saisi cette occasion pour rendre un hommage particulier aux membres de longue date du secteur privé.
Le nombre total de Membres de Secteur, d'Associés et d'établissements universitaires participant aux travaux de l'UIT a augmenté d'environ 3% au cours de l'année précédente, pour atteindre 827. Cette hausse s'explique essentiellement par une augmentation de 25% du nombre d'établissements universitaires devenus membres et, dans une moindre mesure, par une légère progression nette du nombre de Membres de Secteur et d'Associés. Le nombre de Membres de Secteur de l'UIT-R a augmenté de 4%, ce qui est largement dû au grand intérêt qu'a suscité la Conférence mondiale des radiocommunications et à une participation importante à cette conférence. Il importe de souligner la participation accrue aux travaux de l'Union de nouvelles parties prenantes du secteur privé ainsi que de grands acteurs de l'industrie qui ne font pas partie des membres traditionnels de l'UIT (notamment Facebook, Google, Netflix, Disney et MasterCard) et qui sont devenus Membres de Secteur en 2015. Les recettes tirées des Membres de Secteur, des Associés et des établissements universitaires sont restées stables à environ 17 millions CHF.
Les activités en lien avec l'ONU sont décrites en détail au paragraphe I.4-1.
S.11 Services de communication (services audiovisuels, services de presse, réseaux sociaux, gestion du web, programme de marque, rédaction de discours, Parcours "A la découverte des TIC")
L'UIT continue d'adapter ses activités de communication à l'environnement dynamique des médias numériques et intègre de plus en plus les outils numériques et les réseaux sociaux dans ses différentes activités de communication, en accordant une attention particulière à l'association entre contenu et participation concernant les réseaux sociaux, la vidéo, l'audio et l'infographie.
L'appui fourni pour l'organisation de la préparation du 150ème anniversaire de l'UIT a été l'une des principales activités du Département de la planification stratégique et des relations avec les membres en 2015: contribution au site web ITU150; création d'une chronologie historique; publication d'un ouvrage commémoratif; recherche sur la participation historique du secteur privé aux travaux de l'UIT; appui fourni au secrétariat du groupe intersectoriel chargé de la préparation du 150ème anniversaire de l'UIT; appui fourni au secrétariat de la Commission du Conseil chargée de préparer la célébration du 150ème anniversaire de la création de l'UIT; et participation aux travaux de l'équipe de l'UIT chargé d'organiser les célébrations du 150ème anniversaire. Le Département SPM a également contribué à la tenue à jour du Portail sur l'histoire de l'UIT qui donne accès aux principaux documents historiques de l'Union. La campagne sur les médias sociaux #ITU150 a touché 22,1 millions de personnes avec plus de 9 200 tweets susceptibles d'être lus par 129,8 millions de personnes (nombre total de messages #ITU150 apparaissant dans les fils d'actualité sur Twitter).
SPM s'est efforcé de dynamiser les stratégies de communication et de promouvoir les manifestations et réunions de l'UIT: GSR-15, réunion de septembre de la Commission sur le large bande à New York; ITU Telecom World 2015; CMR-15; édition de 2015 du Colloque sur les indicateurs des télécommunications/TIC dans le monde (WTIS); Manifestation de haut niveau SMSI+10 à New York; 2015 GEM-Tech Awards; et beaucoup d'autres.
L'appui fourni pour le GSR-15, qui s'est tenu au Gabon, comprenait une diffusion médiatique bilingue sur place et la distribution simultanée de tous les documents de presse en français et en anglais afin de tenir compte des besoins des journalistes locaux couvrant la manifestation.
SPM a fourni un appui pour les réunions et manifestations qui ont eu lieu à New York en septembre alors que les travaux de la Commission sur le large bande entraient dans une nouvelle phase axée sur les objectifs de développement durable et a lancé une vidéo spéciale, une campagne sur les réseaux sociaux et un site web soulignant l'importance des TIC pour progresser sur la voie de la réalisation des ODD. Pour la parution en septembre du rapport annuel de la Commission sur le large bande "La situation du large bande", une nouvelle approche a été adoptée pour les entretiens vidéo: des questions et des réponses ont été insérées dans des vidéos individuelles, accessibles par un lien figurant en regard de chaque question dans le communiqué de presse. Les journalistes pouvaient ainsi cliquer et voir les réponses uniquement aux questions qui les intéressaient plutôt que de regarder une longue interview, ce qui a permis d'augmenter sensiblement le nombre de vidéos promotionnelles qui ont été vues et cette formule sera davantage développée en 2016 pour garantir une pleine intégration de nos chaînes vidéo et sur les réseaux sociaux.
ITU Telecom a reçu un appui de SPM pour la manifestation ITU Telecom World 2015 en Hongrie qui a mis en lumière le lancement du Partenariat Emerge et l'Appel à l'action de Budapest ainsi que le Concours des jeunes innovateurs. Pour ce qui est des média sociaux, la couverture en direct de #ITUWORLD Telecom a touché 8 millions de personnes sur Twitter et 70 vidéos ont été tournées à cette occasion.
Avant la CMR-15, SPM a appuyé un atelier du BR sur le thème "L'avenir de l'audio en radiodiffusion" qui s'est tenu en juillet. Un appui a été fourni pour la CMR proprement dite avec de nombreuses activités de communication, notamment pour la première fois une stratégie générale de couverture médiatique sur les médias sociaux qui a touché 14,5 millions de personnes dans le monde pour Twitter uniquement. Pour ce qui est du web, la salle de presse de la CMR-15 a été créée; elle donne un aperçu complet des grandes questions abordées à la CMR-15 et des résultats de cette conférence. Les vidéos produites par l'UIT ont été axées sur les résultats de la conférence ainsi que sur des questions importantes et ont été visionnées plus de 2 000 fois. Plus de 27 0000 personnes se sont logés à la photothèque Flickr. Une couverture haut de gamme a été assurée dans le monde entier et plus de 1 200 sujets en lien avec la CMR ont été couverts à l'échelle mondiale.
SPM a fourni un appui pour le Colloque des indicateurs des télécommunications/TIC dans le monde qui s'est tenu à Hiroshima (Japon) en décembre, manifestation qui a fait l'objet d'un numéro spécial des Nouvelles de l'UIT. Le rapport annuel "Mesurer la société de l'information" a retenu l'attention des médias à l'échelle mondiale et pour la première fois un nouvel outil de visualisation des données pour l'indice IDI a été fourni. Il a fallu préparer et distribuer des plaquettes de présentation aux bureaux régionaux de l'UIT dans les six langues avant le lancement de cet outil proprement dit. En outre, dans chaque bureau régional et dans le pays hôte, l'UIT a également organisé une présentation officielle pour les médias basés à Genève au Palais des Nations.
L'UIT a pu largement contribuer à l'élaboration du kit pour les médias pour le SMSI+10 à New York en décembre: elle a fourni des médias sociaux, des messages, des graphiques et a contribué au tournage d'une brève vidéo animée sur l'importance du processus du SMSI dans les 6 langues. La deuxième édition de la remise des prix GEM-Tech s'est déroulée dans le bureau du maire de New York, et trois lauréats se sont vus remettre le prix ainsi que trois Global Achievers, notamment: S. E. Anusha Rehman Khan, Ministre d'Etat pour les technologies de l'information et les télécommunications du Pakistan, l'ambassadrice basée à Genève S. E. Pamela Hamamoto, et Dr Nancy Hafkin, Associée principale, Global Science and Technology.
SPM a également fourni un appui pour les ateliers sur les services financiers numériques organisés par l'UIT à Kuala Lumpur (septembre) et Genève (décembre), ainsi que pour le Forum mondial sur les télécommunications d'urgence (GET-2016) au Koweït (janvier). SPM a par ailleurs encouragé la collaboration entre Singapour et l'UIT en ce qui concerne les villes intelligentes et durables; la première norme de l'UIT sur les mégadonnées; le nouveau guide technique et l'outil en ligne associé pour des services internationaux de téléphonie en itinérance à des tarifs abordables; le groupe spécialisé de l'UIT-T sur les IMT-2020; et l'accord avec Georgia Tech en vue d'une collaboration pour l'élaboration de normes sur l'Internet des objets (IoT).
Des messages vidéo du Secrétaire général de l'UIT ont été produits pour le 50ème anniversaire de Singapour et de l'ONUDI, pour le 20ème anniversaire de la Commission de réglementation des communications de Mongolie, pour le 70ème anniversaire de la Journée des postes et télécommunications d'Indonésie et aussi pour le Forum 2015 sur l'ultra large bande organisé par Huawei.
En termes de couverture audiovisuelle, au total 191 vidéos ont été téléchargées sur la chaîne ITU YouTube Channel; elles ont été au total regardées 150 000 fois. Il y a eu 1 227 visionnages sur la nouvelle chaîne ITU Podcast channel. Au total 6 150 photos ont été téléchargées sur Flickr pendant la période couverte par le rapport, avec près de 2,5 millions de visites.
L'engagement du Secrétaire général de l'UIT-T en faveur de l'initiative Geneva Gender Champions initiative a donné lieu à beaucoup de commentaires positifs, en particulier dans le cadre de réunions de l'ONU et de la communauté diplomatique. Il a été largement relayé sur les réseaux sociaux, et continue de dynamiser les travaux de l'UIT dans les domaines de l'égalité hommes/femmes et des TIC.
Le blog de l'UIT a continué de croître et a publié quelque 235 billets de blog, regardés plus de 52 000 fois. SPM a également créé et encourage le site web ICT4SDGs et la plateforme Tumblr. Le projet pilote de traduction du site web en collaboration avec des Membres de l'UIT (Chine et Egypte) a également été lancé. Le compte ITU google+ account a été visionné plus d'un million de fois depuis octobre 2015.
Pour avoir des informations sur les Nouvelles de l'UIT, voir le paragraphe I.3-1
S.12 Services du protocole
En 2015, le Service du protocole de l'UIT a reçu des ministres et des P.-D. G. à l'occasion de la manifestation ITU World Telecom tenue à Budapest (Hongrie) et de la Conférence mondiale des radiocommunications à Genève. Il a également organisé la cérémonie d'intronisation de S. E. M. Luis Guillermo Solís, Président du Costa Rica en tant que Parrain des activités de l'UIT pour les jeunes et les TIC. Deux réunions d'ambassadeurs ont été organisées pendant l'année pour s'assurer que la communauté diplomatique de Genève soit pleinement informée des activités futures de l'UIT. Dans le cadre des manifestations organisées pour célébrer le 150ème anniversaire de l'UIT, le Service du protocole a travaillé en étroite collaboration avec le Ministère des affaires étrangères à Paris pour organiser les célébrations en France qui ont eu lieu le 27 avril au Salon de l'horloge, là où ont été signées la première Constitution et la première Convention de l'Union. Le Service du protocole a également joué un rôle de premier plan dans l'organisation des célébrations du 150ème anniversaire à Genève le 17 mai, jour proprement dit de la manifestation et a collaboré étroitement avec le Gouvernement suisse pour l'organisation du dîner de gala. Il a fait office de coordonnateur pour l'organisation du dîner du 150ème anniversaire à l'ONU, New York au cours duquel neuf chefs d'Etat/chefs de gouvernement ont reçu le Prix "Les TIC au service du développement durable". Il a également été étroitement associé à l'organisation de deux réunions de la Commission sur le large bande, la première qui s'est tenue à l'UNESCO à Paris en février et la seconde au Yale Club, à New York en septembre.
S.13 Facilitation des travaux des organes directeurs (PP, Conseil, groupes de travail du Conseil)
Le Secrétariat des organes directeurs (GBS) a dirigé, géré et supervisé la préparation et l'organisation quant au fond du Conseil ainsi que des réunions des Groupes de travail du Conseil en octobre 2015 et février 2016. Il a dirigé, coordonné et supervisé l'élaboration des rapports soumis au Conseil et a continué de veiller à la bonne application de toutes les décisions de la Conférence de plénipotentiaires et du Conseil. Il a également fourni des avis d'expert au Président du Conseil.
Le GBS s'emploie activement à améliorer les services fournis aux membres et les orientations données aux nouveaux délégués. Il s'attache aussi à améliorer l'efficacité des processus décisionnels des organes directeurs de l'UIT.
D'autres précisions sur la session de 2015 du Conseil de l'UIT sont données dans le paragraphe 8.1.
S.14 Production et distribution des badges
Le système de badges est actuellement intégré dans la plate-forme CRM et le système de gestion d'identité. La plate-forme CRM contient toutes les coordonnées et les informations bancaires des personnes, sociétés et organisations interagissant avec l'UIT. Cette même plate-forme est censée être utilisée pour inviter les personnes aux réunions et conférences de l'UIT et les y inscrire. Cette formule a été utilisée pour ITU World Telecom en 2014 et en 2015 ainsi que pour les Commissions d'études 11 et 13 de l'UIT-T et son utilisation devrait être étendue à tous les autres manifestations et conférences de l'UIT, y compris la Conférence de plénipotentiaires, les Groupes de travail du Conseil, etc.
S.15 Services de mobilisation des ressources
Une des grandes priorités pour 2015 a été la mobilisation des membres et des ressources en vue de la célébration du 150ème anniversaire de l'UIT. Des fonds suffisants ont été levés auprès de 13 membres, ce qui a permis de financer les activités de l'Union à l'échelle mondiale tout au long de l'année.
En outre, une équipe à l'échelle de l'UIT tout entière relevant du Secrétariat a élaboré de nouveaux outils pour améliorer l'établissement des rapports et la coordination des activités relatives à la sensibilisation des membres et à la mobilisation des ressources, en exploitant les investissements existants dans le système de gestion de la relation client à l'UIT. Ce système sera mis en oeuvre sur plusieurs années et nécessitera une gestion des changements importants. Des efforts sont en cours et ce travail devrait être largement terminé en 2016. Les lignes directrices à l'échelle de l'UIT concernant les bourses et la mobilisation des ressources sont également en cours d'élaboration et devraient être finalisées en 2016.
S.16 Gestion et planification stratégiques institutionnelles
Une étude de faisabilité a été réalisée en 2015 en vue de la mise en oeuvre d'un mécanisme institutionnel de contrôle et d'évaluation. A l'issue de cette étude, un modèle d'outil de contrôle pratique a été mis au point afin que la direction puisse évaluer plus avant les besoins de contrôle et réfléchir à différentes options pour évaluer les progrès réalisés dans la mise en oeuvre du cadre de présentation des résultats de l'UIT. Cet outil a été utilisé pour faciliter l'introduction du nouveau format de présentation du rapport sur la mise en oeuvre du plan stratégique (le présent document – Document C16/35), dans lequel figure une représentation graphique des progrès enregistrés en ce qui concerne la réalisation des buts et objectifs de l'Union.
Etant donné qu'ils ont été élaborés dans un format cohérent et plus concis, selon les principes de la gestion axée sur les résultats, les plans opérationnels pour la période 2016-2019 comportent un ensemble d'indicateurs de résultats ainsi que des indicateurs pour les catalyseurs. Le processus consistant à contrôler régulièrement ces indicateurs pour tous les objectifs sectoriels et intersectoriels a été lancé pendant l'élaboration des plans opérationnels pour la période 2017-2020 et les résultats seront présentés à la session de 2016 du Conseil:
- établir et tenir à jour une liste des principaux risques opérationnels par Secteur et pour le Secrétariat général (un registre des risques regroupant les informations fournies par les Secteurs et le Secrétariat général)
- identifier les pilotes de risques et ceux qui sont responsables de la mise en oeuvre des mesures d'atténuation des risques
- faire en sorte que la haute direction examine à intervalles réguliers les risques et les mesures de suivi nécessaires
L'UIT a également continué de participer activement aux travaux du réseau de planification stratégique des Nations Unies (UNSPN); elle a pris part aux réunions qui se sont tenues à New York (juin 2015) et à Vienne (octobre 2015) axées essentiellement sur le processus d'adoption des objectifs de développement durable et sur les incidences stratégiques pour les processus de planification des institutions des Nations Unies.
