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La “variante de la procédure d'approbation” (AAP) est une procédure d'approbation accélérée qui a été conçue afin que le délai de publication des normes soit conforme aux exigences actuelles de l'industrie. La mise en œuvre en 2001 de cette procédure d'approbation simplifiée a profondément modifié le processus de normalisation et on estime qu'elle a permis de réduire de 80 à 90 pourcent la durée de l'étape essentielle du processus de normalisation consacrée à l'approbation. Ainsi, une norme dont l'approbation et la publication prenaient en moyenne environ quatre ans jusqu'au milieu des années 1990, et deux ans jusqu'en 1997, peut maintenant être approuvée en moyenne en deux mois, voire en cinq semaines. Les normes sont en grande majorité approuvées selon cette procédure. Seules celles qui ont une incidence réglementaire font l'objet d'une autre procédure, dite procédure d'approbation traditionnelle (TAP). Outre la simplification des étapes, un élément important de la variante de la procédure d'approbation est le traitement électronique des documents. Une fois la procédure d'approbation engagée, toutes les étapes qui suivent peuvent, dans la grande majorité des cas, se dérouler par voie électronique, sans qu'il soit nécessaire d'organiser d'autres réunions physiques. La mise en place de la procédure AAP permet en outre d'officialiser le partenariat public/privé dans le processus d'approbation en plaçant les Membres de Secteur et les États Membres sur un pied d'égalité en ce qui concerne l'approbation de normes techniques.
Une fois que le texte d'un projet de Recommandation élaboré par des experts d'une Commission d'études (CE) est jugé suffisamment avancé, il est soumis à une réunion de la CE ou du Groupe de travail (GT) pour examen. Les participants à la réunion peuvent décider de donner leur consentement concernant le texte. Autrement dit, la CE ou le GT décide que le texte est suffisamment avancé pour engager un examen final en vue de l'approbation du projet de Recommandation. Après ce consentement, le Directeur du secrétariat de l'UIT‑T, le Bureau de la normalisation des télécommunications (TSB), annonce que la procédure AAP est engagée en postant le projet de texte sur le site web de l'UIT‑T et en lançant un appel à observations. Tous les membres ont alors la possibilité d'examiner le texte.
Pendant cette phase, dite du dernier appel, d'une durée de quatre semaines, les États Membres et les Membres de Secteur peuvent soumettre des observations. En l'absence d'observations autres que des corrections de forme, la Recommandation est considérée comme approuvée, étant donné qu'il n'a été identifié aucun point susceptible de nécessiter une étude complémentaire. En revanche, si des observations sur le fond sont reçues, le Président de la CE, en concertation avec le TSB, met en place un processus de traitement des observations de la part des experts concernés. Le texte révisé est ensuite posté sur le web pendant une période d'examen d'additionnel de trois semaines.
Comme pour la phase du dernier appel, à l'issue de la période d'examen additionnel, la Recommandation est considérée comme approuvée si aucune observation sur le fond n'est reçue. Dans le cas contraire, cela signifie que certains points nécessitent une étude complémentaire, et le projet de texte ainsi que toutes les observations sont soumis à la réunion suivante de la Commission d'études pour examen complémentaire et approbation éventuelle.
Si, à l'issue de la période du dernier appel pendant laquelle des observations sur le fond ont été reçues, le Président de la CE estime qu'il n'y a pas suffisamment de temps pour le traitement des observations et la période d'examen additionnel, le projet de Recommandation et les observations formulées sont soumis directement à la réunion suivante de la CE en vue de résoudre les points soulevés et de prendre une décision.
