El HRMD continuó con su labor de modernización de las funciones de recursos humanos para mejorar la prestación de sus servicios de contratación, gestión de la estructura de la organización, clasificación de los puestos de trabajo, formación, políticas de recursos humanos y asuntos jurídicos.
En lo que hace a las prestaciones sociales, se ha revisado el Plan Colectivo de Seguro Médico (PCSM), administrado por Cigna, incluida su estructura de primas, su sistema de franquicias y la descripción de prestaciones, teniendo en cuenta la demografía y las necesidades de la población asegurada, garantizando al mismo tiempo su viabilidad financiera a corto y largo plazo.
Puede encontrarse más información sobre la aplicación de la Resolución 48 (Rev. Busán, 2014) en los Documentos C15/44, C16/53, C17/53, y C18/24.
Entre julio de 2014 y junio de 2018 la División de Gestión de las Instalaciones (FMD) procedió a la modernización y el mantenimiento de todos los edificios de la UIT.
De conformidad con lo dispuesto en la Resolución 194 (Busán, 2014) de la PP, sobre la base del análisis sobre las opciones de sustitución, renovación, alquiler y reubicación de la Sede, la FMD asumió las tareas de secretaría del Grupo de Trabajo del Consejo sobre la Sede (GTC-Sede), de cuya labor dio cuenta en su informe a la reunión de 2016 del Consejo. En ese informe se recomendaba la demolición del edificio Varembé y su sustitución por un nuevo edificio. La UIT se dirigió al País Anfitrión y recibió el primero de dos préstamos libres de interés para el periodo 2017-2019. En 2017 se llevó a cabo un concurso de arquitectura totalmente anónimo en dos rondas abierto a todos los Estados Miembros de la UIT. En noviembre de 2017 un jurado internacional seleccionó al ganador para la negociación y concesión de un contrato de diseño del nuevo edificio y (por opción de la UIT) de gestión del proceso de demolición/construcción.
La UIT sigue siendo un organismo ejemplar en cuanto a su rendimiento medioambiental operativo, coordinado por la FMD. De acuerdo con el inventario de rendimiento medioambiental efectuado a partir de los datos de 2016 (los datos del año pasado estarán disponibles antes de la PP‑18), la huella medioambiental es de 3,8 tCO2e (equivalente en toneladas de CO2) por persona gestionada, un 47% mejor (es decir, menos) que la media global de las Naciones Unidas, según los datos de la ONU, y que supone una reducción anual neta de las emisiones per cápita del 4,6% desde 2010. En 2015 la UIT declaró la neutralidad climática de sus operaciones en todo el mundo. La UIT forma parte de la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático (CMNUCC) y cuenta con el apoyo del PNUMA en un proceso normalizado de las Naciones Unidas para la aplicación de esta política a fin de compensar las emisiones de gases de efecto invernadero inevitablemente resultantes de las actividades y los viajes y participar en el Fondo de Adaptación de la CMNUCC.
A tenor de la Decisión 550 del Consejo de la UIT de implantar las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), se ha certificado la conformidad con las NICSP desde 2011. El cierre de la contabilidad de 2014 en 2015 se ajustó a los mismos requisitos de las NICSP. Se revisaron el Reglamento Financiero y las Reglas Financieras para presentar el presupuesto de conformidad con la PBR. En virtud de la Resolución 151 (Rev. Busán, 2014), la UIT debe presentar al Consejo el presupuesto bienal en formato PBR. El proyecto de Presupuesto de la UIT contiene partidas asignadas a cada Meta y Objetivo de la Unión (Resolución 71 (Rev. Busán, 2014)). En su reunión de 2015 el Consejo aprobó el presupuesto para 2016-2017 (Resolución 1375).
En 2016 se preparó el presupuesto con el objetivo de garantizar la utilización más eficaz y económica posible de los recursos de la UIT (véase el Documento C16/45). En su Resolución 1375, el Consejo encargó al Secretario General que el 1 de enero de 2016 transfiriese 1 000 000 CHF de la Cuenta de Provisión al Fondo del Seguro de Salud de Jubilados (ASHI) para cubrir el pasivo a largo plazo no financiado de la UIT. Los gastos de viajes han seguido optimizándose mediante la adquisición de billetes sin flexibilidad y formulando las solicitudes de viaje con antelación.
En lo que respecta a las compras, la UIT empezó a utilizar en 2015 un sistema de licitación electrónica. En 2017 todas las grandes licitaciones se publicaron en el Portal mundial de proveedores de las Naciones Unidas.
El Departamento de Gestión de Recursos Financieros (FRMD) supervisó la ejecución del presupuesto de la Unión para 2017 y se ocupó de la gestión y el control del presupuesto, la contabilidad, la contabilidad de costos, la gestión de activos, las compras y la gestión de viajes. Las actividades financieras del FRMD para el ejercicio fiscal que finalizó el 31 de diciembre de 2016 se presentaron al Consejo en 2017 (véase el Documento C17/42). Por sexto año consecutivo, la UIT recibió un dictamen de auditoría sin reservas por su Informe de Actividades Financieras conforme a las NICSP. Se siguieron de cerca el pasivo del ASHI y el plan del seguro médico y ambos se sometieron a un estudio actuarial completo a finales de 2016 (véase el Documento C17/46).
El FRMD gestionó las cuentas de la Unión, preparó los informes financieros estatutarios y de otro tipo y cooperó con entidades de supervisión y control financiero como son los Auditores Interno y Externo, el Comité Asesor Independiente de Gestión (CAIG) y la Dependencia Común de Inspección (DCI).
El Consejo aprobó en su reunión de 2017 el presupuesto para 2018-2019 (Resolución 1387).
La UIT llevó a cabo un programa de separación voluntaria para compensar los gastos generados por la fijación de la edad de cese obligatorio del servicio activo en 65 años. De conformidad con lo dispuesto en la Resolución 152 (Rev. Busán, 2014), el FRMD ha dedicado notables esfuerzos a la reducción de la deuda, lo que ha repercutido positivamente en el pago de las contribuciones, pues en 2016 se llegó a una recaudación superior al 97%, pues, en comparación con años anteriores, es una mejora y redunda en la reducción de las deudas de los Miembros de Sector y los Asociados.
En 2017 el presupuesto se ejecutó con el objetivo de garantizar la mayor eficacia en la utilización de los recursos de la UIT (véase el Documento C17/45). La cooperación con el Grupo de Actividades Comunes de Adquisición (CPAG), que lidera la simplificación y armonización de las prácticas en materia de compras para lograr una mayor eficacia y efectividad, ha contribuido a optimizar la utilización de los recursos financieros de la UIT.
El Departamento de Gestión de Recursos Financieros (FRMD) sigue de cerca la ejecución del presupuesto de la Unión para 2018. El proyecto de Plan Financiero para 2020‑2023 se presentó a la octava reunión del Grupo de Trabajo del Consejo sobre Recursos Humanos y Financieros (GTC‑RHF), celebrada en enero de 2018, y se presentará también a la reunión del Consejo de 2018 para su examen y posterior transmisión a la Conferencia de Plenipotenciarios.
Las actividades financieras del FRMD para el ejercicio fiscal que terminó el 31 de diciembre de 2017 se completarán antes de que termine el primer trimestre de 2018 y se presentará al Consejo de 2018 el informe de actividades financieras no auditado (véase el Documento C18/42). Las cuentas auditadas se presentarán en Dubái a la última reunión del Consejo de 2018, que se celebrará la víspera del inicio de la Conferencia de Plenipotenciarios.
Se siguen supervisando estrechamente el pasivo ASHI y el plan del seguro médico, cuyo estudio actuarial completo se publicó a finales de 2017 (véase el Documento C18/46), para revisar y mejorar la viabilidad a largo plazo del plan y reducir el pasivo a largo plazo de la UIT.
De conformidad con la Resolución 152 (Rev. Busán, 2014), el FRMD se ha centrado en el seguimiento de las deudas de los miembros, los Miembros de Sector y los Asociados, confirmándose la tendencia positiva del año anterior en 2017 al lograrse una recaudación superior al 97%.
Puede encontrarse más información en los Documentos C18/21 y C18/INF/1. Como siempre, el FRMD supervisa la ejecución del presupuesto para 2018 (véase el Documento C18/45).
S.8 Servicios Jurídicos
La Unidad de Asuntos Jurídicos (JUR) ha prestado apoyo jurídico general a las tres Oficinas y asesoramiento jurídico a la CMR-15, la AMNT-16 y la CMDT-17, así como al Consejo y sus Grupos de Trabajo. La JUR también ha participado activamente en la resolución de controversias políticas delicadas. Se ha encargado de preparar y negociar los acuerdos con los países anfitriones de las conferencias y otras reuniones importantes de la Unión, así como de las Oficinas Regionales y Zonales de la UIT. La JUR siguió ocupándose de la secretaría del Grupo ad hoc del Director de la TSB sobre derechos de propiedad intelectual y está muy involucrada en el proyecto del nuevo edificio.
S.9 Auditoría Interna
La Auditoría Interna efectuó un amplio seguimiento de las recomendaciones de años anteriores e informó sobre los progresos al respecto a las distintas reuniones del CAIG.
En 2015, 2016 y 2017 se llevaron a cabo varias auditorías de los compromisos de garantía, lo que seguirá haciéndose en 2018. El Secretario General transmite anualmente al Consejo, para su examen, un informe sobre las actividades de auditoría interna. Estos informes pueden encontrarse en los Documentos C15/43, C16/10 y C17/44, y en la serie de Documentos C18. En 2015 el Consejo de la UIT encargó al Secretario General que facilitase el acceso a esos documentos y los Estados Miembros o sus representantes designados ya pueden consultarlos en línea desde el sitio web del Consejo de la UIT.
S.10 Compromiso con los miembros y otras partes interesadas externas (incluidas las Naciones Unidas)
La PP-14 adoptó importantes decisiones relativas a los Miembros de Sector y decidió que se mantuviese la categoría de participación del sector académico, permitiendo la participación de éste en los trabajos de los tres Sectores con una sola tasa. Además, la PP-14 encargó al Consejo que continuara examinando las condiciones de participación de los Miembros de Sector y, en particular, las tasas y las prestaciones, así como los criterios de exención de tasas, y la posibilidad de crear una nueva categoría de participación para las organizaciones sin ánimo de lucro, entre ellas las organizaciones no gubernamentales (ONG).
El número total de Miembros de Sector, Asociados e Instituciones Académicas de la UIT ha aumentado, gracias al aumento de las adhesiones al UIT-R, principalmente debido al gran interés que suscita la participación en la Conferencia Mundial de Radiocomunicaciones (CMR). Grandes actores de la industria que no forman parte del núcleo tradicional de la UIT, como Facebook, Google, Netflix, Disney y MasterCard, adquirieron la categoría de Miembros de Sector en 2015.
En 2016 el número total de Miembros de Sector, Asociados e Instituciones Académicas de la UIT se mantuvo estable en comparación con 2015, a pesar de la pérdida y la refundición de algunos miembros tradicionales. La consolidación de la participación de algunos miembros de larga data procedentes de la industria (incluidos Alcatel-Lucent, Nokia, Telecom Italia Sparkle, Airbus, Microsoft, Hewlett Packard, Millicom, SFR y Motorola), la exclusión de 19 Miembros de Sector por impago y el traslado de algunos Miembros de Sector a categorías con tasas inferiores (Asociados e Instituciones Académicas) contribuyeron a un descenso de los ingresos. Los nuevos miembros proceden de la base tradicional de la UIT (por ejemplo, Monaco Telecom, BICS, VimpelCom Group, Kuwait Telecommunication Company – Viva, Plintron, Videotron, Nagravision/Kudelski) y de la ampliación de la participación de nuevos miembros.
En 2017, a pesar de la presión resultante de la consolidación de los miembros industriales tradicionales de la UIT, el número total de Miembros de Sector, Asociados e Instituciones Académicas creció levemente, llegándose a unos 820 Miembros. En 2017 se confirmaron cerca de 70 adhesiones, la mayoría de ellas al UIT-T. La composición de la UIT sigue diversificándose, más allá de las tradicionales industrias de telecomunicaciones y satélites, y cuenta ahora con líderes de IoT/Internet y operadores minoritarios, empresas especializadas (incluidas dos de las más grandes del mundo, China Tower y American Tower), operadores de redes móviles virtuales y empresas financieras (por ejemplo, eCurrency), de consultoría (por ejemplo, Deloitte) y del sector automóvil (por ejemplo, Hyundai).
S.11 Servicios de comunicación (servicios audiovisuales, comunicados de prensa, medios sociales, gestión de la web, marcas, redacción de discursos)
La principal prioridad en materia de comunicaciones en 2015 fue la CMR-15. La UIT lanzó campañas de imagen y en medios sociales. Durante ese año se produjo un aumento del 22% en el número de seguidores de Twitter y un aumento del 26% de los seguidores de Facebook. En los medios tradicionales, la UIT logró más de 21 000 clips de medios en 2015.
Actualidades de la UIT es un instrumento vital para la imagen, las comunicaciones con los miembros y la publicación de contenidos técnicos especializados y análisis. Actualidades de la UIT está llevando a cabo su transformación digital con el objetivo de aumentar radicalmente la participación de las partes interesadas en una serie de plataformas sólo digital y reducir los gastos de impresión y distribución. Esta transformación, que llevará varios años, genera más de 200 000 CHF de ahorros cada año.
En 2016 la UIT siguió adaptando sus actividades de comunicación al acelerado entorno de los medios de comunicación digitales. El Grupo de Coordinación de la Gestión (GCG) aprobó la estrategia de contenido digital, destinada a utilizar con mayor prontitud los contenidos pertinentes para aumentar el interés del público en las plataformas digitales de la UIT.
En 2016 se inició la nueva campaña #ICT4SDG para los miembros de la UIT y otras partes interesadas.
En 2017 se adoptaron nuevos procedimientos de producción audiovisual rentables con los que ya se han publicado seis artículos de opinión en los editoriales de los más importantes medios de comunicación. En el Índice de medios sociales, de 43 organizaciones internacionales, la UIT se encuentra entre las 10 primeras.
En lo que respecta a la cobertura audiovisual, en 2016 se telecargaron 191 vídeos en el canal YouTube de la UIT, que en total han recibido casi 150 000 visitas. 1 227 visitas se recibieron en el nuevo canal Podcast de la UIT.
En 2017 Actualidades de la UIT abrió su sitio web para móvil, en sustitución del blog de la organización y del canal de noticias, cuyo tráfico en línea prácticamente se ha duplicado gracias a la pronta publicación de contenido pertinente por temas. Además, el correo ITU News Weekly ha experimentado un aumento del número de abonados del 650%, el 20% de los cuales son altos ejecutivos o directivos. La presencia en los medios sociales ha aumentado en todos los canales gracias a la concentración en los datos, no sólo para "llegar" y darse a conocer, sino, sobre todo, para conseguir la participación de las personas interesadas y con influencia, que incluyan enlaces a las plataformas de la UIT, incluidos Actualidades de la UIT, los informes más importantes y las páginas web de los eventos.
"MyITU": en asociación con colegas de toda la UIT el CCD ha contribuido a la evolución del proyecto "MyITU", cuyo objetivo es ofrecer un portal personalizado que suscite el interés de los usuarios en función de su perfil y comportamiento a fin de aumentar la participación en los eventos y la intervención de los miembros en las plataformas digitales, además de aumentar el número de miembros y de ingresos en concepto de patrocinio.
S.12 Servicios de protocolo
En octubre de 2016 se creó la División de Protocolo y Eventos Especiales, que ha asumido la responsabilidad de los servicios de protocolo en todos los grandes eventos de la UIT, la recepción de los Jefes de Estado, ministros e invitados destacados en la Sede de la UIT y en el resto del mundo. En 2015, la División de Protocolo y Eventos Especiales de la UIT organizó la ceremonia en la que el Excmo. Sr. Luis Guillermo Solís, Presidente de Costa Rica, se convirtió en Patrono de la UIT para la Juventud y las TIC.
Cada año se celebran varias reuniones con embajadores para que la comunidad diplomática de Ginebra esté al tanto de las actividades que va a llevar a cabo la UIT.
La División gestiona cada año las cerca de 600 invitaciones que recibe el Secretario General para intervenir y/o participar en eventos alrededor del mundo.
S.13 Facilitación del trabajo de los órganos rectores (PP, Consejo, Grupos de Trabajo del Consejo)
La Secretaría de los Órganos Rectores (GBS) dirigió, gestionó y supervisó la preparación de fondo y la organización de la reunión anual del Consejo, así como de las dos reuniones anuales de los Grupos de Trabajo del Consejo. También dirigió, coordinó y supervisó la preparación de los informes al Consejo y se ocupó de supervisar la aplicación de todas las decisiones de la PP y del Consejo. Además, proporcionó asesoramiento experto al Presidente del Consejo.
La GBS y los Departamentos de IS/Biblioteca y Archivos prestaron apoyo en las actividades de examen del proyecto de política sobre acceso a información y documentos de la UIT que llevaron a cabo el GTC-RHF y el Consejo-16, y colaboraron en el desarrollo de la infraestructura y los procedimientos necesarios para aplicar esa política.
S.14 Producción y distribución de tarjetas de identificación
El sistema de tarjetas de identificación está siendo integrado actualmente en el sistema CRM y el sistema de gestión de identidad.
S.15 Servicios de movilización de recursos
En 2016 un equipo integrado por todos los departamentos de la Secretaría se dedicó a la creación de nuevas herramientas para una mejor redacción de los informes y la coordinación de las actividades de comunicación con los miembros y de movilización de recursos.
La PP-14 (Resolución 158 y Decisión 5) solicitó al Secretario General que estudiara las posibilidades de generar ingresos adicionales. Las propuestas formuladas por grupo interno se incluyen en el Anexo al documento "Mejora de la estabilidad y la predictibilidad de la base financiera de la Unión", presentado a la reunión del GTC-RHF de enero de 2017. En su reunión de 2017 el Consejo aprobó varias de esas recomendaciones, así como algunos principios para la movilización de recursos. En ese contexto, el Consejo confirmó que la principal prioridad de la movilización de recursos es garantizar la estabilidad de las contribuciones de los miembros de la UIT, pues de ahí procede casi el 70% del presupuesto regular. Entre las opciones que se consideran se cuentan el aumento de los ingresos por recuperación de costos y la búsqueda de recursos extrapresupuestarios de socios que no forman parte de la UIT a fin de diversificar las fuentes de ingresos.
S.16 Gestión y planificación estratégicas de la Unión
Supervisión y elaboración de informes: los informes anuales sobre la ejecución del Plan Estratégico están disponibles al público en un portal web (2015:
www.itu.int/en/annual-report-2015/; 2016:
www.itu.int/en/annual-report-2016/).
Coordinación intersectorial sobre cuestiones de gestión empresarial: se ha seguido realizando una gestión sistemática de los riesgos y se han creado y mantenido registros de riesgos. Desde 2016 se coordina también el seguimiento de la aplicación de las recomendaciones formuladas por la CDI en su "Examen de la gestión y la administración de la UIT".
Apoyo a la aplicación de la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible y la Agenda Conectar 2020: En la reunión de 2016 del Consejo se presentó el concepto de la
Herramienta de correspondencia con los ODS de la UIT a fin de visualizar globalmente cómo contribuye la UIT a los ODS. En cuanto a la aplicación de la Agenda Conectar 2020 de la UIT, se prepararon dos documentos para el debate.
Elaboración del proyecto de Plan Estratégico de la UIT para 2020-2023: El proceso de redacción del proyecto de Plan Estratégico de la UIT para 2020-2023 se inició en 2017 a fin de que la PP-18 pueda adoptarlo. Un Grupo de Trabajo interno, liderado por el Director de la BR, Sr. François Rancy, se ocupa de coordinar las contribuciones internas. En su reunión de 2017, el Consejo creó el Grupo de Trabajo del Consejo sobre los Planes Estratégico y Financiero (GTC-PEF), cuyo mandato es presentar al Consejo proyectos de propuestas para su examen y ulterior transmisión a la PP-18. La Secretaría brindó el correspondiente apoyo a los trabajos del GTC-PEF para la mayor definición del marco estratégico de la UIT y la preparación del proyecto de Plan Estratégico de la UIT para 2020-2023, así como la presentación del texto a consulta pública antes de su adopción por los Estados Miembros de la UIT. En su reunión de 2018, el Consejo examinó el proyecto de Plan Estratégico que ha sido remitido a la PP-18 con miras a su adopción.