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La participación en las RIR está abierta a todos los Miembros del UIT-D. Se alienta a los Estados Miembros a que incluyan en sus delegaciones a representantes de  organismos reguladores, responsables políticos, sociedad civil,  instituciones académicas, comunidad técnica de Internet, jóvenes, organizaciones para la igualdad de género y otros.

Los órdenes del día de las RIR se prepararán con arreglo a los principales debates mantenidos en las RPR y podrán incluir propuestas de los Estados Miembros, los Miembros de Sector, las Organizaciones Regionales de Telecomunicaciones, la BDT y otras partes interesadas. Las discusiones se centrarán en temas fundamentales que exigen la coordinación y el consenso entre las diferentes regiones. El proyecto de orden del día para la RIR-1 se distribuirá a finales de enero, tras la RPR para Europa (RPR-EUR).

Siguiendo las recomendaciones del GADT, se ha invitado al Presidente designado de la CMDT a presidir las tres RIR, y se nombrarán seis vicepresidentes, uno por cada una de las organizaciones regionales de telecomunicaciones (ORT) respectivas. También se invita a cada ORT a que identifique al representante o representantes de su elección para que hablen en nombre de su región.

• ​​El Grupo de Trabajo recomienda que se celebren dos o tres Reuniones Interregionales. También propone que las RIR tengan lugar de forma consecutiva con las RPR, con sujeción a la celebración de un debate posterior entre las ORT, previa consulta y coordinación con la BDT.​
  
• Por otro lado, el Grupo recomienda que las RIR faciliten, en la medida de lo posible, la participación presencial o a distancia, en pie de igualdad, y que traten de alcanzar un acuerdo sobre los temas clave que se debatirán en la CMDT, al tiempo que se respeta el derecho soberano de los Estado miembros a presentar sus propias contribuciones a la CMDT.
  
• El Grupo también recomienda que el orden del día se elabore con arreglo a las propuestas de las RPR, y que se incluyan propuestas de los Estados Miembros, los Miembros de Sector, las ORT, la BDT y otras partes interesadas, según proceda, a fin de abarcar temas clave que requieran coordinación y consenso entre las regiones.
  
• Sobre la base de la propuesta del Grupo de Trabajo, el GADT-20/3 decidió que la participación en las RIR esté abierta a todos los miembros del UIT-D y que cada ORT decida quién interviene en nombre de su región. Entre los oradores pueden figurar, en particular, representantes gubernamentales, reguladores, encargados de la formulación de políticas, la sociedad civil, instituciones académicas, la comunidad técnica de Internet, los jóvenes y las organizaciones que abogan por la igualdad de género.
  
• El Grupo propone que se designe un presidente, de ser posible, el presidente de la CMDT, y seis vicepresidentes, de ser posible los encargados de la coordinación del proceso preparatorio de la CMDT en sus respectivas ORT.
• La recomendación del Grupo es que se apliquen las prácticas idóneas (en materia de preparativos) de otras conferencias de la UIT con respecto a la planificación de las RPM y el trabajo en las mismas. En lo concerniente a la coordinación entre las RPR, las RIR y las ORT, cada región podría designar sus coordinadores, al tiempo que la secretaría de las ORT podría desempeñar un papel de coordinación general.
  
• El proceso preparatorio regional debería hacer hincapié en la definición de las prioridades e iniciativas a escala regional, la revisión o redacción de resoluciones cuya elaboración requiera mucho tiempo, el examen de temas relacionados con las Comisiones de Estudio y las cuestiones objeto de análisis, y la elaboración de directrices y textos relativos a la Declaración.
• El Grupo de Trabajo alienta al GADT-20/3 a que recomiende mecanismos adecuados para promover la CMDT entre los miembros de la UIT, en el marco del sistema de las Naciones Unidas, las instituciones financieras internacionales y las partes interesadas pertinentes​.
  

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