– 78 – (3.1 – Conferencias y reuniones/Generalidades) 5 en la medida en que no sufrague los gastos directamente, el gobierno invitante anticipará los fondos necesarios para el alquiler o instalación de los locales, reproducción y distribución de los documentos, pago de los sueldos del personal de secretaría contratado en el lugar de la conferencia, compra de material de oficina y compra o alquiler del que se considera necesario para los trabajos de la conferencia o de la reunión; 6 la Secretaría General de la Unión reembolsará lo antes posible dichos gastos al gobierno invitante; 7 los gastos correspondientes al funcionamiento de un comité de recepción y, eventualmente, a las fiestas y demás actos organizados en honor de los delegados, correrán a cargo del gobierno invitante; 8 en cuanto a los demás gastos, el Secretario General procurará obtener igualmente del gobierno invitante el adelanto de los fondos necesarios, que reembolsará lo antes posible la Secretaría General; 9 no podrá celebrarse ninguna conferencia o reunión en virtud de lo dispuesto en los números 107 a 109 del Convenio de Nairobi (1982) sin que el Consejo haya concedido los créditos oportunos para el año o años de que se trate. Siempre que sea posible, el Consejo, al autorizar dichos créditos, tendrá que disponer del acuerdo celebrado con el gobierno invitante; pero, en circunstancias excepcionales, el Consejo podrá autorizar tales créditos a condición de que el Secretario General concierte dicho acuerdo ulteriormente. En todos los casos, tanto el acuerdo como la cuantía de los créditos concedidos, se señalarán a la atención de la Comisión de Control Financiero de que se trata en los números 475 al 479 del Convenio durante la primera sesión de esta Comisión; 10 en el caso de una conferencia o reunión celebrada en virtud de lo dispuesto en el número 115 del Convenio de Nairobi (1982) y el Consejo se reúne con anterioridad a ella, se someterá a su aprobación el acuerdo y proyecto de presupuesto correspondientes. Si el Consejo no se reuniera antes de la celebración de la conferencia o reunión, corresponderá a la Comisión de Control Financiero aprobar el acuerdo y el proyecto de presupuesto en su primera reunión; 11 el acuerdo con el gobierno invitante deberá incluir previsiones para el caso de que la conferencia o reunión se anule, aplace o cambie de sede, debido a la decisión de la Unión adoptada por sus órganos competentes: 11.1 en general, convendrá dejar claramente establecido que, en tales casos, la Unión sólo responderá ante el gobierno invitante de los gastos que éste haya comprometido o realizado para recibir a la confe-rencia – si el gobierno no los hubiese tomado a su cargo – y sólo en la medida en que fueran indispensables y no pudieran anularse o reducirse; 11.2 si el acondicionamiento de locales para albergar la conferencia fuere a cargo de la Unión, en el acuerdo se especificará el detalle de los trabajos a realizar y su importe, buscando la mayor economía compatible con una buena organización de la conferencia; 11.3 excepto en situaciones muy especiales, no se aceptará que la reserva de alojamiento para los delegados, personal, etc., pueda originar responsabilidades de carácter pecuniario para la Unión; 12 si el gobierno invitante, en lugar de convocar la conferencia o reunión, declarase que no le es posible recibir a la conferencia en el lugar y fecha acordados, la Unión no se hará responsable de los gastos incurridos por el gobierno invitante para la preparación de la conferencia o reunión; 13 a petición del gobierno invitante y si las condiciones de cambio son aceptables, podrá admitirse el pago en moneda local de las contribuciones debidas a la Unión por dicho gobierno en una proporción que permita cubrir los gastos de la conferencia que hayan de pagarse en esa moneda.