– 131 – (5.2 – UIT-R) Etape 3 Imputation des ressources et de la capacité aux activités Combien coûte une unité d'une activité? 1 Le catalogue des services donne la liste de toutes les activités prévues par centre de coût, conformément au programme de travail biennal. 2 Comme on l'a déjà dit, il y a deux types d'activités: les activités générales qui peuvent être fournies par n'importe quel centre de coût et les activités spécifiques qui ne peuvent être fournies que par les centres de coût d'un département spécifique (par exemple «l'établissement de rapports financiers» peut être fourni par plusieurs centres de coût du Département des finances). 3 Dans le cadre de la méthode adoptée, les coûts des services sont imputés à l'aide de deux unités d'oeuvre: le temps (toutes les activités générales et la plupart des activités spécifiques sont imputées en fonction du temps et facturées par heure de service) et le volume (par exemple, le nombre de pages pour la documentation). 4 Dans la méthode appliquée jusqu'en 2005, pour ainsi dire tous les coûts étaient imputés indirectement à l'aide de clés (comptage du nombre de personnes dans chaque centre de coût), à l'exception des services de documentation pour lesquels le paramètre de coût était déjà le nombre de pages (traduction, dactylographie et reprographie). 5 L'utilisation accrue de l'imputation directe conjuguée à l'intégration du système de comptabilisation du temps pour l'imputation des montants effectifs améliore la transparence et la précision de la méthode. En utilisant ce type d'imputation basée sur des unités d'oeuvre, la proportion des coûts qui sont imputés indirectement est considérablement réduite. Les statistiques ci-après illustrent cette amélioration (la référence est le projet de budget pour 2006-2007): Elément d'imputation des coûts Méthode 2004-2005 Méthode 2006-2007 Activités imputées en fonction du volume 13 48 Activités imputées en fonction du temps – 96 Activités générales – 17 Activités spécifiques – 127 Imputation directe totale à l'aide de paramètres de coût 13 144 Imputation indirecte à l'aide de clés 8 1 ( voir Etape 5) 130 millions CHF ou 37,9 millions CHF ou 11% des coûts totaux Montant imputé indirectement 80% des dépenses du Secrétariat général Enquête biennale rétrospective sur la comptabilisation du temps réalisée par les Bureaux des Secteurs et la LAU, la Comptabilisation journalière par tous les fonctionnaires Comptabilisation du temps CEC et la SPU 6 Le suivi du volume de la documentation se fait essentiellement à l'aide du système de production de documents (DPS) qui existe déjà et qui permet d'enregistrer les pages produites par document. 7 Les coûts primaires totaux des centres de coût déterminés dans l'Etape 1 sont imputés aux activités en fonction du temps ou du volume. 8 Comme pour la planification des mois-travail des fonctionnaires (Etape 2), chaque fournisseur de services planifie la capacité d'exécution nette pour les différentes activités. La capacité nette pour chaque activité sera aussi conditionnée par certains facteurs, par exemple la capacité de travail nette des fonctionnaires, la capacité de production maximale (par exemple, le nombre de pages traduites par le personnel spécialisé) et les limites de capacité techniques des équipements.