– 78 – (3.1 – Conférences et Réunions/Généralités) 5 pour autant qu'il n'assumera pas lui-même la dépense, le gouvernement invitant avancera les fonds nécessaires à la location et à l'aménagement des locaux, à la reproduction et à la distribution des documents, au paiement des salaires du personnel de secrétariat recruté sur place, à l'achat de fournitures, à l'achat ou à la location du matériel de bureau et autres matériels, jugés utiles aux travaux de la conférence ou de la réunion; 6 ces dépenses seront remboursées le plus tôt possible au gouvernement invitant par le Secrétariat général de l'Union; 7 le gouvernement invitant prendra à sa charge les dépenses afférentes au fonctionnement d'un comité de réception et, éventuellement, aux festivités et autres manifestations organisées en faveur des délégués; 8 pour toutes les autres dépenses, le Secrétaire général s'efforcera d'obtenir également du gouvernement invitant l'avance des fonds nécessaires qui seront remboursés le plus tôt possible par le Secrétariat général; 9 aucune conférence ou réunion ne peut se tenir en application des numéros 107 à 109 de la Convention de Nairobi (1982) sans que le Conseil ait prévu à cet effet les crédits appropriés pour l'année ou les années correspondantes. Dans toute la mesure du possible, au moment où le Conseil autorisera lesdits crédits, il devra être en possession de l'accord conclu avec le gouvernement invitant, mais dans des cas exceptionnels, le Conseil pourra autoriser ces crédits sous réserve de la conclusion ultérieure de cet accord par le Secrétaire général. Dans tous les cas, les clauses de l'accord ainsi que le montant des crédits budgétaires disponibles devront être portés à la connaissance de la Commission de contrôle budgétaire (visée aux numéros 475 à 479 de la Convention) au cours de la première séance de cette Commission; 10 pour les conférences et réunions organisées en application du numéro 115 de la Convention de Nairobi (1982), l'accord et le projet de budget devront être soumis à l'approbation du Conseil si celui-ci tient session avant l'ouverture de la conférence ou de la réunion. Si le Conseil ne tient pas une telle session, l'approbation devra être donnée par la Commission de contrôle budgétaire à sa première séance, en même temps que lui seront transmis l'accord et le projet de budget; 11 l'accord avec le gouvernement invitant devra comprendre des dispositions en prévision de l'annulation, du renvoi ou du changement de lieu de la conférence ou réunion, par suite d'une décision de l'Union adoptée par ses organes compétents: 11.1 en général, il y aura lieu d'établir clairement qu'en de tels cas, l'Union sera seulement responsable envers le gouvernement invitant des dépenses que ce dernier aura engagées ou effectuées pour recevoir la conférence – si le gouvernement ne les a pas prises à sa charge – et seulement dans la mesure où ces dépenses étaient indispensables et ne pouvaient être annulées ni réduites; 11.2 si l'aménagement des locaux destinés à la conférence est à la charge de l'Union, l'accord spécifiera le détail des travaux à effectuer et leur montant en recherchant à réaliser le maximum d'économies compatibles avec une bonne organisation de la conférence; 11.3 sauf dans des cas très particuliers, le fait de réserver des appartements ou chambres pour les délégués, le personnel, etc., ne pourra être considéré comme entraînant des responsabilités pécuniaires pour l'Union; 12 si, au lieu de convoquer la conférence ou réunion, le gouvernement invitant déclare qu'il ne lui est pas possible de recevoir la conférence au lieu et à la date fixés, l'Union ne sera pas tenue pour responsable des frais encourus par le gouvernement invitant pour la préparation de la conférence ou réunion; 13 sur demande du gouvernement invitant et si les conditions du change sont convenables, les contributions dues à l'Union par ce gouvernement peuvent être acceptées en monnaie locale dans une proportion permettant de couvrir les frais de la conférence qui seront réglés dans cette monnaie.