– 77 – (3.1 – Conférences et Réunions/Généralités) 3 CONFÉRENCES ET RÉUNIONS 3.1 Généralités R 83 Organisation, financement et liquidation des comptes des conférences et réunions (C-1948, dernière mod. C-1990) Le Conseil, considérant a) que toutes les conférences et réunions de l'Union devraient être organisées d'une façon uniforme, tant du point de vue des dispositions matérielles que du point de vue de la comptabilité et de la liquidation des comptes; b) que les dépenses des conférences et réunions dont il est question aux numéros 107 à 109 de la Convention de Nairobi (1982) ne devraient pas dépasser les crédits autorisés par le Conseil; c) que tous les efforts doivent être faits pour réduire les dépenses des conférences et réunions et pour accélérer le recouvrement des quote-parts des participants aux conférences dont les dépenses ne figurent pas dans le budget annuel; d) qu'il convient d'insérer, dans les accords qui seront conclus avec les gouvernements invitants en vue de la tenue de conférences et réunions, des clauses prévoyant l'éventualité de l'annulation, du renvoi ou du changement de siège de ces dernières afin d'éviter que l'Union ne subisse de ce fait un préjudice inutile, décide que, pour toutes les conférences et réunions organisées sous l'égide de l'Union, on appliquera les dispositions suivantes: A. Organisation des conférences et réunions lorsqu'il y a un gouvernement invitant 1 Au moment qui lui paraîtra convenable, le Secrétaire général négociera avec le gouvernement invitant un accord sur les dispositions à prendre, tant par le Secrétariat de l'Union que par ce gouvernement, afin de doter la conférence ou la réunion des moyens matériels nécessaires au déroulement satisfaisant des travaux; 2 cet accord, qui précisera les rôles respectifs des deux parties, s'inspirera dans ses principes des dispositions contenues dans le Document 166/CA3. Il pourra s'en écarter pour tenir compte des vues de chaque gouvernement invitant et, en particulier, des services que celui-ci est susceptible d'offrir à titre gratuit; 3 toutefois, en vue d'éviter que le Secrétariat général ne soit mis en cause à propos d'affaires où il n'a pas à engager sa responsabilité, l'accord à intervenir ne devra traiter d'aucune question relative à l'application de la Convention qui est de la compétence exclusive de la conférence ou réunion ou du gouvernement invitant; 4 en particulier, l'accord ne devra comporter aucune stipulation concernant les droits des administrations en matière de participation aux conférences, ou concernant le règlement intérieur des conférences. B. Financement des conférences et réunions lorsqu'il y a un gouvernement invitant Dans la mesure du possible, l'accord à réaliser avec le gouvernement invitant devra s'inspirer des données suivantes: