- 78 - （3.1 – 大会和会议/总则） 5 在邀请国政府不负担支出的情况下，它应垫付租用和筹备场地、文件复制与分发、支付当地招聘的秘书处人员工资、购买各种用品、购买或租用办公设备和任何有助于大会和会议工作的其他设备的必要资金； 6 这些费用应尽快由国际电联总秘书处退还给邀请国政府； 7 邀请国政府应承担与接待委员会有关的费用以及可能为代表们组织的娱乐活动和其他文娱活动的费用； 8 在其它费用方面，秘书长也应尽量从邀请国政府获取必要的垫付资金，这些资金将尽快由国际电联总秘书处退还； 9 除非理事会为相关某一年度或几个年度提供适当拨款，否则不得根据《内罗毕公约》（1982 年）的第107至109款召开大会或会议。当理事会批准此类拨款时，它应已掌握有与邀请国政府签订的协议，但是在特殊情况下，亦可根据秘书长日后即将签订的协议先行批准拨款。无论如何，协议的条款以及拨款数量必须在《公约》第475至479款提及的预算控制委员会的第一次会议上提请该委员会注意； 10 对于根据1982年《内罗毕公约》第115款举办的大会和会议，如果理事会在大会或会议开始之前召开理事会会议的话，协议和预算草案应提交给理事会。如果理事会不开会，则须由预算控制委员会在其第一次会议上对协议和预算草案予以批准； 11 与邀请国政府签订的协议必须包含有关因国际电联的有权机构通过的决定而导致大会或会议取消或推迟、或变更会议地点的条款： 11.1 在这种情况下，一般应明确规定，若邀请国政府未同意由其支付某些支出，而这些支出亦不可或缺且不可取消或减少时，国际电联仅应向邀请国政府支付该政府承诺的费用或大会筹备中实际的支出； 11.2 如果筹备大会会场的费用由国际电联承担，协议应规定出应完成的具体工程的细节及其费用，而且应在保证顺利组织大会的条件下尽量节省； 11.3 除极特殊情况外，为代表、工作人员等预定酒店不应给国际电联带来任何财务方面的责任， 12 如果邀请国政府发生变化宣布不能在商定的地点或时间举办大会或会议，则国际电联不负责邀请国政府在筹备大会或会议时所支付的费用， 13 根据邀请国政府的要求，而且兑换条件合适的话，该国政府对国际电联所欠的会费可部分以当地货币支付，该支付部分应能满足以该货币结算大会支出的需要。