– 84 – (3.1 – Conferencias y reuniones/Generalidades) • Se fomentará la distribución electrónica de documentos anteriores y posteriores a la reunión, con limitación del número de ejemplares expedidos por correo a quienes deseen sin embargo seguir recibiendo los documentos impresos, a un máximo de cinco por Estado Miembro y uno por Miembro del Sector. • Además de los ejemplares impresos distribuidos, se entregará a cada participante un CD-ROM el primer día de la reunión con todas las Contribuciones presentadas hasta una fecha determinada y otro CD-ROM el último día con los documentos de trabajo y los producidos por la Conferencia. • Se deberán facilitar a petición CD-ROM fiables y ejemplares impresos por encima del número indicado, que se pagarán al igual que cualquier otra publicación de la UIT. b) Asambleas y Comisiones de Estudio y Conferencias de Desarrollo • Los Directores de las Oficinas, en consulta con sus Grupos Asesores respectivos, adaptarán los procedimientos indicados a las necesidades de cada Sector. A 304 (C-1963, modificado por última vez C-1976) Participación de las delegaciones de los Miembros de la Unión en las conferencias y reuniones de la Unión El Consejo, acuerda que, en vista del derecho atribuido en el Convenio a todos los Miembros a participar en las conferencias y reuniones de la Unión, acuerda que el Secretario General, al redactar un acuerdo con un gobierno invitante sobre las medidas relacionadas con la organización de una conferencia o reunión de la Unión, incluya en él una cláusula en virtud de la cual la administración invitante aplicará sin reserva alguna las disposiciones del Convenio y permitirá la entrada en el país de que se trate, y la estancia en el mismo durante todo el periodo de su función o misión en la conferencia o reunión, a cuantas personas asistan a ella, en nombre de los Miembros o de otros organismos invitantes y a los funcionarios de la Unión, así como sus familias. Ref.: Documentos 3016/CA18 (1963), 4965/CA31 (1976). A 307 Conferencias regionales (C-1963, modificado por última vez C-1976) El Consejo, acuerda que el Secretario General notifique oficialmente toda conferencia regional de la Unión que se convoque a todos los Miembros de la Unión. Ref.: Documentos 3098/CA18 (1963), 4965/CA31 (1976).