– 80 – (3.1 – Conferencias y reuniones/Generalidades) 7 los gastos correspondientes al funcionamiento de un comité de recepción y, eventualmente, a las fiestas y demás actos organizados en honor de los delegados, correrán a cargo del gobierno invitante; 8 en cuanto a los demás gastos, el Secretario General procurará obtener igualmente del gobierno invitante el adelanto de los fondos necesarios, que reembolsará lo antes posible la Secretaría General; 9 no podrá celebrarse ninguna conferencia o reunión en virtud de lo dispuesto en los números 107 a 109 del Convenio de Nairobi (1982) sin que el Consejo haya concedido los créditos oportunos para el año o años de que se trate. Siempre que sea posible, el Consejo, al autorizar dichos créditos, tendrá que disponer del acuerdo celebrado con el gobierno invitante; pero, en circunstancias excepcionales, el Consejo podrá autorizar tales créditos a condición de que el Secretario General concierte dicho acuerdo ulteriormente. En todos los casos, tanto el acuerdo como la cuantía de los créditos concedidos, se señalarán a la atención de la Comisión de Control Financiero de que se trata en los números 475 al 479 del Convenio durante la primera sesión de esta Comisión; 10 en el caso de una conferencia o reunión celebrada en virtud de lo dispuesto en el número 115 del Convenio de Nairobi (1982) y el Consejo se reúne con anterioridad a ella, se someterá a su aprobación el acuerdo y proyecto de presupuesto correspondientes. Si el Consejo no se reuniera antes de la celebración de la conferencia o reunión, corresponderá a la Comisión de Control Financiero aprobar el acuerdo y el proyecto de presupuesto en su primera reunión; 11 el acuerdo con el gobierno invitante deberá incluir previsiones para el caso de que la conferencia o reunión se anule, aplace o cambie de sede, debido a la decisión de la Unión adoptada por sus órganos competentes: 11.1 en general, convendrá dejar claramente establecido que, en tales casos, la Unión sólo responderá ante el gobierno invitante de los gastos que éste haya comprometido o realizado para recibir a la confe-rencia – si el gobierno no los hubiese tomado a su cargo – y sólo en la medida en que fueran indispensables y no pudieran anularse o reducirse; 11.2 si el acondicionamiento de locales para albergar la conferencia fuere a cargo de la Unión, en el acuerdo se especificará el detalle de los trabajos a realizar y su importe, buscando la mayor economía compatible con una buena organización de la conferencia; 11.3 excepto en situaciones muy especiales, no se aceptará que la reserva de alojamiento para los delegados, personal, etc., pueda originar responsabilidades de carácter pecuniario para la Unión; 12 si el gobierno invitante, en lugar de convocar la conferencia o reunión, declarase que no le es posible recibir a la conferencia en el lugar y fecha acordados, la Unión no se hará responsable de los gastos incurridos por el gobierno invitante para la preparación de la conferencia o reunión; 13 a petición del gobierno invitante y si las condiciones de cambio son aceptables, podrá admitirse el pago en moneda local de las contribuciones debidas a la Unión por dicho gobierno en una proporción que permita cubrir los gastos de la conferencia que hayan de pagarse en esa moneda. C. Liquidación de las cuentas de las conferencias cuyos gastos no estén incluidos en el presupuesto anual 14 A fin de reducir en la mayor medida posible el importe de los intereses devengados por cualquier suma anticipada por el Gobierno de la Confederación suiza, conviene cobrar sin demora las partes contributivas de los participantes en estas conferencias. A estos efectos: 14.1 cuando el periodo de duración de una conferencia se extienda al ejercicio económico siguiente, el Secretario General enviará a las administraciones u organizaciones interesadas la cuenta de sus respectivas partes contributivas para el pago de los gastos efectuados durante el ejercicio en curso; 14.2 si al clausurarse una conferencia se ve que las cuentas no podrán establecerse de un modo definitivo antes de transcurrido un mes, el Secretario General enviará inmediatamente a los participantes una cuenta provisional de sus respectivas partes contributivas al pago de los gastos, basándose en el estado de gastos aprobado por la sesión plenaria de clausura. Si en el momento de cerrar definitivamente las cuentas queda todavía una suma para cobrar, se enviará ulteriormente una cuenta suplementaria.