– 79 – (3.1 – Conferencias y reuniones/Generalidades) 3 CONFERENCIAS Y REUNIONES 3.1 Generalidades R 83 (C-1948, modificada por última vez C-1990) Organización, financiación y liquidación de las cuentas de las conferencias y reuniones El Consejo, considerando a) que todas las conferencias y reuniones de la Unión deberían organizarse de un modo uniforme, tanto desde el punto de vista de las disposiciones materiales como del de la contabilidad y de la liquidación de las cuentas; b) que los gastos de las conferencias y reuniones a que se refieren los números 107 a 109 del Convenio de Nairobi (1982) no deberían ser mayores que los autorizados por el Consejo; c) que hay que hacer todo lo posible por reducir los gastos de las conferencias y reuniones y, si se trata de conferencias cuyos gastos no estén incluidos en el presupuesto anual, por activar el cobro de las partes contributivas de los participantes; d) que conviene que, en los acuerdos que se concluyan con los gobiernos invitantes para la realización de conferencias o reuniones, se incluyan cláusulas en previsión de la eventualidad de anulación, aplazamiento o cambio de sede de estas últimas, a fin de evitar que la Unión resulte, por ello, inútilmente perjudicada, resuelve que se apliquen las disposiciones que figuran a continuación a todas las conferencias y reuniones organizadas bajo los auspicios de la Unión: A. Organización de las conferencias y reuniones cuando haya un gobierno invitante 1 En el momento que le parezca conveniente, el Secretario General negociará con el gobierno invitante un acuerdo sobre las disposiciones que hayan de tomarse, tanto por parte de la Secretaría General de la Unión como por dicho gobierno, a fin de dotar a la conferencia o reunión de los medios materiales necesarios para el desarrollo satisfactorio de los trabajos; 2 este acuerdo, que deberá precisar las funciones respectivas de ambas partes, se inspirará, en sus principios, en las disposiciones contenidas en el Documento 166/CA3. Podrá desviarse de ellas para tener en cuenta los puntos de vista de cado gobierno invitante y, en particular, los servicios que este último esté en condiciones de ofrecer gratuitamente; 3 sin embargo, para evitar que se implique a la Secretaría General en asuntos en que no debe comprometer su responsabilidad, dicho acuerdo no podrá referirse a cuestión alguna relativa a la aplicación del Convenio, asuntos que corresponden a la competencia exclusiva de la conferencia o reunión, o del gobierno invitante; 4 en particular, el acuerdo no deberá contener ninguna cláusula concerniente a los derechos de las administraciones en materia de participación en las conferencias, ni al Reglamento interno de estás. B. Financiación de las conferencias y reuniones cuando haya un gobierno invitante El acuerdo con el gobierno invitante deberá inspirarse, en cuanto sea posible, en los datos siguientes: 5 en la medida en que no sufrague los gastos directamente, el gobierno invitante anticipará los fondos necesarios para el alquiler o instalación de los locales, reproducción y distribución de los documentos, pago de los sueldos del personal de secretaría contratado en el lugar de la conferencia, compra de material de oficina y compra o alquiler del que se considera necesario para los trabajos de la conferencia o de la reunión; 6 la Secretaría General de la Unión reembolsará lo antes posible dichos gastos al gobierno invitante;