– 118 – (4 – Secrétariat général) • Les dates et thèmes des ateliers seront portés à la connaissance des Membres de l'Union suffisamment à l'avance de telle sorte que les contributions puissent être préparées de façon adéquate et soumises dans les délais voulus. • Les participants devraient de préférence être des spécialistes du sujet examiné et devraient participer en leur nom propre. • Sur invitation, les ateliers pourraient se tenir en dehors du siège de l'Union. C Financement et ressources • Les réunions devraient être organisées de manière efficiente et efficace dans les limites des crédits budgétaires alloués par le Conseil. • Les dépenses d'organisation des ateliers, y compris les éventuelles contributions volontaires, apparaîtront dans les comptes de l'Union et seront assujetties aux dispositions du Règlement financier de l'Union. D Contributions et documents établis • Les contributions comporteront un document d'information sur le sujet et un projet d'ordre du jour. Si possible, elles devraient comporter aussi des études de cas consacrées à des pays et des exposés de participants. • Tout Etat Membre ou tout Membre de Secteur peut faire une contribution à un atelier. • Les participants détermineront le contenu des documents établis par l'atelier, lesquels ne devraient en aucun cas être considérés comme des documents à caractère normatif ou des documents ayant une force contraignante. E Diffusion de l'information, transfert de technologie et formation • L'un des objectifs des ateliers devrait être de produire des informations documentées de haute qualité qui puissent être utiles aux décideurs, aux instances de réglementation, tout spécialement dans les pays en développement. • A chaque atelier devrait être associé un site web qui servirait à informer les membres sur la réunion et à diffuser tous les documents issus de cette réunion. Les informations produites pourraient aussi être diffusées via les Nouvelles de l'UIT ou autres publications de l'Union et dans d'autres formats appropriés. • Les documents élaborés seront diffusés et pourront servir à faciliter l'élaboration de programmes de formation et le transfert de technologie et de savoir-faire selon qu'il conviendra. F Coopération avec les Secteurs • Les ateliers de planification stratégique seront organisés par la SPU mais les Secteurs seront invités à nommer des responsables pour la coopération et à aider à la planification et au déroulement des ateliers. • Les contributions, y compris les études de cas et les documents établis seront communiqués aux Secteurs appropriés. G Etablissement de rapports • Le Secrétaire général rendra compte chaque année au Conseil des activités effectuées dans le cadre du Programme de nouvelles initiatives et le Conseil décidera de la suite à donner. • Si le suivi nécessite un travail intersectoriel ou ne peut s'inscrire dans le travail d'un seul Secteur, la coordination sera assurée par le Secrétaire général en collaboration avec les Directeurs des Bureaux. Réf.: Documents C2000/90 et C2000/98.