– 84 – (3.1 – Conférences et Réunions/Généralités) • En ce qui concerne les documents communiqués avant et après les conférences, la diffusion par des moyens électroniques sera encouragée et pour ceux qui souhaiteront néanmoins continuer de recevoir des documents sur support papier, le nombre des documents envoyés par la poste sera limité à cinq pour les Etats Membres et à un pour les Membres des Secteurs. • Outre les exemplaires déjà fournis, chaque participant recevra le premier jour de la réunion un CD-ROM regroupant tous les documents de travail soumis dans les délais prévus, ainsi que, le dernier jour, un CD-ROM contenant tous les documents de travail et documents établis en séance. • Nonobstant ces dispositions, d'autres exemplaires des CD-ROM et des copies papier dans leurs versions définitives seront fournis sur demande et payés comme toute autre publication de l'UIT. b) Conférences de développement, assemblées et commissions d'études • La procédure exposée ci-dessus sera adaptée aux besoins particuliers de chaque Secteur par les Directeurs des Bureaux, d'entente avec leur groupe consultatif respectif. D 304 (C-1963, dernière mod. C-1976) Participation des délégations des Membres de l'Union aux conférences et réunions de l'Union Le Conseil décide que, vu les dispositions de la Convention selon lesquelles tous les Membres ont le droit de participer aux conférences et réunions de l'Union, le Secrétaire général devra faire figurer, dans tout accord passé avec un gouvernement invitant relativement aux dispositions à prendre concernant une conférence ou réunion de l'Union, une clause selon laquelle l'administration invitante appliquera sans réserve les dispositions de la Convention et accordera aux personnes qui participent à cette conférence ou réunion soit comme représentants des Membres de l'Union ou d'autres organisations invitées, soit en tant que fonctionnaires de l'Union, ainsi qu'aux membres de leur famille, l'autorisation d'entrer dans le pays intéressé et d'y séjourner pendant toute la durée des fonctions ou de la mission qu'elles ont à remplir en relation avec la conférence ou réunion. Réf.: Documents 3016/CA18 (1963), 4965/CA31 (1976). D 307 Conférences régionales (C-1963, dernière mod. C-1976) Le Conseil décide de charger le Secrétaire général d'adresser une notification officielle à tous les Membres de l'Union chaque fois qu'une conférence régionale de l'Union est convoquée. Réf.: Documents 3098/CA18 (1963), 4965/CA31 (1976).