– 42 – (1.2 – Autres questions financières) reconnaissant qu'il est nécessaire de garantir la participation efficace des pays en développement, en particulier des pays les moins avancés, tant au processus préparatoire qu'aux travaux du secrétariat exécutif, décide 1 d'inclure les montants figurant dans l'Annexe 1 dans le projet de Plan financier de l'UIT pour la période 2004-2007, à titre de contribution de l'UIT à la préparation du Sommet; 2 d'approuver la création d'un Fonds d'affectation spéciale pour les contributions volontaires concernant le Sommet, pour faire suite à la Résolution de l'Assemblée générale des Nations Unies; 3 d'autoriser le transfert initial sur le Fonds d'affectation spéciale d'un montant de 2,5 millions de francs suisses prélevés sur le Fonds de roulement des expositions, et d'autres montants par tranches bien distinctes, selon les conditions spécifiées ci-après, et conformément à l'Article 19 du Règlement financier, à concurrence de 5 millions de francs suisses au total pour chaque phase du Sommet, sous forme d'un prêt sans intérêts, afin de faire face aux coûts et aux dépenses du Sommet, dont le détail est précisé à l'Annexe 2, selon les conditions définies ci-après: a) les sommes ainsi prêtées seront remboursées par le Fonds d'affectation spéciale, dès que les fonds seront disponibles; b) ce mécanisme n'aura aucune incidence sur les transferts annuels planifiés sur le Fonds des excédents TELECOM; c) toutes les dispositions pertinentes du Règlement financier de l'UIT s'appliqueront à la gestion du Fonds d'affectation spéciale, lequel sera vérifié annuellement par le Vérificateur extérieur de l'UIT, et un rapport sera présenté au Conseil; d) la question du maintien de ce mécanisme de prêt sera examinée par le Conseil à chacune de ses sessions; e) tout tirage effectué sur ce mécanisme sera accompagné d'un document dans lequel seront précisés: 1) le montant demandé; 2) l'utilisation proposée de ces fonds, décrite dans une déclaration détaillée, charge le Secrétaire général 1 de continuer de rechercher des sources de financement en demandant des contributions au Fonds d'affectation spéciale auprès: − de tous les organes compétents des Nations Unies; − d'autres organisations intergouvernementales, y compris des institutions internationales ou régionales; − des Etats Membres et des Membres des Secteurs; − d'organisations non gouvernementales; − de la société civile et − du secteur privé; 2 de tenir régulièrement le Conseil au fait des résultats des efforts de collecte de fonds et d'élaborer un rapport destiné à la Conférence de plénipotentiaires; 3 de présenter au Comité de préparation en juillet 2002 une proposition visant à créer une Commission de budget pour le SMSI; 4 de donner au Conseil des informations relatives au coût de la fourniture du prêt prélevé sur le Fonds de roulement des expositions et au coût de la gestion du Fonds d'affectation spéciale. Annexes: 2