El propósito principal de llevar dicho calendario de eventos consiste en informar a los Estados Miembros y a otros participantes de la Conferencia que tengan la intención de celebrar eventos sociales sobre la posibilidad de que coincidan en tiempo y lugar tales eventos. De ser así, la Oficina de Protocolo procurará contribuir, en la medida de lo posible, a determinar otras fechas y horas. Por consiguiente, se recomienda encarecidamente a los organizadores de eventos sociales a entrar en contacto y establecer relaciones de coordinación con el Servicio de Protocolo antes de proceder a determinar definitivamente la fecha y hora de un evento social. La Oficina de Protocolo hará exclusivamente las veces de mediador para sugerir horas y fechas libres, si las hubiere, basándose en la lista de eventos actualizada y proporcionará toda la información disponible sobre duplicaciones.

3 El Servicio de Protocolo de la UIT coordinará adecuadamente la distribución de invitaciones con el Departamento de Conferencias y Publicaciones. El Departamento de Conferencias colocará dichas invitaciones en los casilleros de los participantes. Se recomienda que los organizadores marquen con claridad los sobres de sus invitaciones. Excepto en el caso de los servicios mencionados, la UIT no se hará responsable de las disposiciones logísticas o de otro tipo que requiera la organización de eventos sociales, ya que éstos quedarán exclusivamente a cargo de sus organizadores.

4 Hay que señalar que las tarjetas de invitación y otro material que se distribuya durante la Conferencia en lo que concierne a los eventos sociales no deberían llevar logotipo alguno de la UIT o ninguna referencia o signo visible que puedan sugerir que la UIT patrocina el evento de que se trate o incluso prestarse a suponer que existe ese patrocinio.

5 Se recuerda que la lista de eventos sociales a cargo del Servicio de Protocolo es un documento de trabajo interno que tiene carácter confidencial y no está destinado a su distribución general.

6 Para cualquier asunto que tenga que ver con los eventos sociales que se organizarán durante la Conferencia, sírvase comunicar sus preguntas a: protocol@itu.int, (Tel.: 41 22 730 59 27 – Fax: 41 22 730 58 17). Para registrar un evento social, sírvase rellenar el formulario de eventos sociales y devolverlo a la Oficina de Protocolo de la UIT. Le señalamos que la información que contenga dicho formulario se utilizará únicamente con propósitos de coordinación y protocolo.