Información práctica para participantes
Eventos sociales |
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Se recuerda a los Estados
Miembros y a otros participantes en la
Conferencia que deseen celebrar eventos sociales
durante la misma que el Servicio de Protocolo de
la UIT mantiene y actualiza un calendario de
tales eventos. Durante la Conferencia, dicho Servicio de Protocolo de la UIT estará ubicado en el Despacho 107 (primer piso) del HICC. El objetivo principal de dicho calendario de eventos es informar a los Estados Miembros y a otros participantes en la Conferencia que tengan la intención de celebrar eventos sociales sobre las posibles coincidencias en tiempo y lugar de tales eventos. La Oficina de Protocolo le ayudará, en la medida de la posible, a identificar horas y fechas alternativas. Por consiguiente, es muy conveniente que los organizadores de eventos sociales entren en contacto y establezcan relaciones de coordinación con el Servicio de Protocolo antes de fijar definitivamente la fecha y hora de un evento social. La Oficina de Protocolo hace únicamente las veces de mediador para sugerir las fechas y horas más adecuadas basándose en su lista actualizada de eventos y proporciona información sobre posibles coincidencias en el tiempo. El Servicio de Protocolo de la UIT garantiza que la distribución de las invitaciones se realiza de la forma adecuada. El Departamento de Conferencias colocará dichas invitaciones en los casilleros de los participantes. Se recomienda a los organizadores que identifiquen con claridad los sobres de invitaciones. Salvo para estos servicios, la UIT no tendrá responsabilidad alguna en cuanto a las disposiciones logísticas o de otro tipo que requieran la organización de eventos sociales, que quedarán exclusivamente a cargo de sus organizadores. Tenga en cuenta que las tarjetas de invitación y otros materiales distribuidos durante la Conferencia para eventos sociales no deben llevar ningún logotipo de la UIT ni ninguna referencia o signo visible que puedan sugerir que la UIT patrocina el evento o incluso prestarse a suponer que existe ese patrocinio. Se recuerda que la lista de eventos sociales mantenida por el Servicio de Protocolo es un documento de trabajo interno de carácter confidencial y no está destinado para la distribución general. Para cualquier asunto relativo a eventos sociales celebrados durante la Conferencia le rogamos que dirija todas sus preguntas a protocol.service@itu.int o al teléfono +41 22 730 5927, Fax +41 22 730 5817. Para registrar un evento social, rellene el Formulario de Eventos Sociales y deposítelo en la Oficina de Protocolo de la UIT. Tenga presente que la información contenida en dicho formulario se utilizará únicamente a efectos de coordinación y protocolo. Si necesita ayuda logística, puede comunicarse con: Gaurav Sood |