Служба распределения документов будет размещена в главном вестибюле Хайдарабадского международного центра конференций (HICC). Эта служба обеспечит делегации и наблюдателей ячейками, которые будут использоваться только для распространения официальных документов. Служба распределения – только ее уполномоченные лица – будет предоставлять всем делегациям/представительствам по две копии каждого официального документа.

Поблизости от ячеек будет предусмотрена специальная зона для распространения документов, относящихся к Конференции, т. е. материалов, связанных с повесткой дня и задачами Конференции (например, брошюры, книги, журналы и другие печатные и/или электронные информационные материалы по электросвязи). Доступ в эту зону будет открыт всем участникам по принципу самообслуживания, контроль будет осуществлять Секретариат МСЭ. Для распространения материалов в этой зоне необходимо получить разрешение. Распространенные без разрешения материалы будут изыматься Секретариатом. Разрешение можно получить, обратившись в службу контроля и управления документами Конференции по адресу: bdtdocscontrol@itu.int (на втором этаже центра конференций MR203 и 204).