Le Service de distribution des documents sera situé dans le hall principal du Centre international de conférences d'Hyderabad (HICC). Ce service mettra à la disposition des délégations et des observateurs des casiers qui seront réservés à la seule documentation officielle. Le Service de distribution, seul autorisé à le faire, distribuera deux exemplaires de chaque document officiel par délégation/représentation.

Une zone spéciale, située à proximité des casiers, sera réservée à la distribution des documents en rapport avec la conférence, c'est-à-dire des documents ayant trait à l'ordre du jour et aux objectifs de la conférence (par exemple brochures d'information sur les télécommunications, livres, revues, autres documents en version imprimée et/ou électronique). Cette zone, à laquelle tous les participants auront accès en libre service, sera placée sous la supervision du Secrétariat de l'UIT. Une autorisation sera nécessaire pour diffuser des documents dans cette zone et tout document distribué sans autorisation sera retiré par le Secrétariat. Pour obtenir une autorisation, vous devez vous adresser au Service de contrôle et de gestion des documents de la conférence à l'adresse bdtdocscontrol@itu.int (deuxième étage du Centre de conférences, bureaux MR203 et 204).