El Servicio de Distribución de Documentos estará situado en el vestíbulo principal del Centro Internacional de Convenciones de Hyderabad (HICC). Este Servicio dispondrá casilleros para las delegaciones y los observadores, que estarán reservados exclusivamente para la documentación oficial. El Servicio de Distribución, único habilitado para hacerlo, se encargará de distribuir dos copias por delegación/representación de cada documento oficial.

Junto a los casilleros habrá una zona dedicada específicamente a la distribución de documentos relacionados con la Conferencia, por ejemplo, los materiales pertinentes relativos al orden del día y los objetivos de la Conferencia (es decir, panfletos de información sobre las telecomunicaciones, libros, revistas y otros materiales impresos o electrónicos). A esta zona, que será de autoservicio, podrán acceder todos los participantes, y la Secretaría de la UIT se encargará de la supervisión. Será necesario disponer de autorización para distribuir materiales en esta zona. La Secretaría se encargará de retirar todo material distribuido sin autorización. La autorización puede obtenerse solicitándola al Servicio de Control y Gestión de Documentos de la Conferencia en la dirección bdtdocscontrol@itu.int (en la segunda planta del Centro de Conferencias, despachos MR203 y 204).