| La Cumbre tendrá un Centro de Prensa para facilitar información a los
periodistas. Los encargados de las relaciones con los medios de comunicación
podrán
reservar casilleros en una determinada zona del Centro de Prensa. Los
casilleros serán el principal medio para que los medios de comunicación
asistentes puedan recuperar directamente información impresa. En calidad de
encargado de las relaciones con los medios de comunicación, seguramente le
interesa utilizar este recurso importante para facilitar su documentación en
este lugar. Un representante autorizado de su organización podrá colocar la documentación
en el mostrador destinado al efecto junto a la entrada del Centro de Prensa. El
personal del Servicio de Medios de Comunicación abastecerá sus casilleros, pero
no podrá prestar servicios de fotocopia. Por tanto, le rogamos proporcionar la
documentación en cantidades suficientes para llenar los casilleros que se le
habrán asignado y en función del tamaño de los mismos.
Procedimiento de reserva
Al rellenar el formulario de
reserva del casillero, le rogamos indique lo siguiente:
Los casilleros se identificarán por orden alfabético con la información
proporcionada en el espacio "Etiqueta", y por el idioma de los
documentos que contengan. Los periodistas buscarán las organizaciones cuyos
nombres figuran en la lista de participantes, por lo que recomendamos vivamente
que al reservar sus casilleros se atribuyan a éstos los mismos nombres de las
organizaciones de la inscripción formal.
Se ruega rellenar un formulario separado por cada letrero de casillero
distinto.
Teniendo en cuenta el carácter mundial de la Cumbre, convendría
aportar material en más de un idioma. Para facilitar su consulta, recomendamos
que se reserven distintos casilleros para cada uno de los idiomas que se hayan
estipulado.
Es importante tomar en consideración las dimensiones
aproximadas de cada casillero (30 cm de alto,
30 cm de ancho y 30 cm de profundidad) para determinar cuántos
casilleros va a reservar y preparar la información para los medios de
comunicación. Tenga en cuenta que todos los medios de comunicación acreditados
que vengan periódicamente a la zona de distribución de documentos del Centro de
Prensa a retirar las copias impresas más recientes podrán acceder libremente a
los casilleros. Por consiguiente, los encargados de las relaciones con los
medios de comunicación tendrán que adaptar periódicamente el suministro de
documentos en los casilleros según la demanda y retirar de los casilleros el
material que ha caducado.
Le rogamos que tenga en cuenta que no podemos dar cabida a una gran cantidad
de documentos. Si usted necesita almacenar material, tendrá que prever otro
lugar a ese efecto.
La fecha límite para la reserva de casilleros es el 11 de noviembre de
2005. Se podrán considerar las solicitudes de reserva que se reciban con
posterioridad a esa fecha, pero los casilleros ya no se podrán ordenar por orden
alfabético de sus denominaciones y se atribuirán los casilleros situados al
fondo de las dependencias, según el orden en que se vayan recibiendo las
solicitudes de reserva. Los periodistas buscarán su documentación informativa
por orden alfabético de las organizaciones, por lo que convendría reservar antes
de la fecha límite para no dificultar la visibilidad de su material.
Sírvase tomar nota de que necesitará una acreditación especial para
acceder al Centro de Prensa. Se distribuirán dos
acreditaciones para el Centro
a cada persona encargada de las relaciones con los medios de comunicación.
Estas acreditaciones se podrán transferir a otros miembros de su delegación,
pero se señala que no se reemplazarán las acreditaciones extraviadas.
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