Les réunions seront, pour l’essentiel, sans papier.

Vous trouverez ici les documents pour le Forum HCDF.

Vous trouverez ici les documents pour la réunion RPM-AFR.

Afin de faciliter le bon déroulement de la réunion et l’accès aux documents, les participants sont invités à apporter avec eux leur ordinateur portable.

Avant la réunion, les propositions doivent être soumises exclusivement sur le site web officiel, au moyen du gabarit ("template") présenté ici à cette fin.

Pendant les réunions, il est demandé aux participants de transmettre en mains propres au service de contrôle des documents un exemplaire imprimé et un exemplaire en version électronique de chaque document, pour approbation et traitement. Le service de contrôle des documents est seul autorisé à distribuer les documents aux participants.

Une zone spéciale sera réservée à la distribution des documents liés aux réunions, autrement dit des documents en rapport avec les ordres du jour et les objectifs des réunions, mais qui ne sont pas des documents de réunion officiels. Il peut s’agir par exemple de brochures d’information sur les télécommunications ou d’autres brochures, ou encore d’autres documents, en version imprimée ou électronique, présentés par des participants inscrits en bonne et due forme.

Cette zone, à laquelle tous les participants auront accès en libre service, sera supervisée par le Secrétariat de l’UIT. Une autorisation sera exigée pour la diffusion de documents dans cette zone et tout document distribué sans autorisation en sera retiré par le Secrétariat de l’UIT. Les autorisations peuvent être obtenues auprès du service de contrôle des documents HCDF/RPM-AFR.

Bien que les réunions soient pour l’essentiel "sans papier", chaque chef de délégation recevra un jeu de documents au moment de l’inscription. Les documents reçus par la suite ou les documents de séance seront distribués en salle.