الربط
بين الخطط
الاستراتيجية
والتشغيلية
والمالية
.1
مقدمة
1.1
يتطرق
القرار 72
لمؤتمر
المندوبين
المفوضين
إلى موضوع
زيادة الربط
بين عمليات
التخطيط
الاستراتيجي
والتشغيلي
والمالي في
الاتحاد.
ويُكلف
الأمين
العام ومدير
المكاتب
بتنفيذ نظام
للتخطيط
التشغيلي
يأخذ بعين
الاعتبار
العناصر
الواردة في
ملحق القرار.
وبالإضافة
إلى ذلك
يُكلف
القرار
المجلس
بتقديم
تقرير إلى
مؤتمر
المندوبين
المفوضين في
عام 2002 بشأن هذا
الموضوع
مشفوعاً
بتوصيات حسب
الاقتضاء.
2.1
ومنذ
اعتماد هذا
القرار تم
إحراز تقدم
كبير كما جاء
في
الوثيقتين C99/31 وC2000/02
المقدمتين
إلى المجلس.
وبالتحديد
أصبح
التخطيط
التشغيلي
الآن جانباً
مستمراً
ومنهجياً في
عملية
التخطيط في
برامج عمل
قطاعات
الاتحاد
وأمانته
العامة. وفي
دورة المجلس
لعام 2000 أشير
بعدد من
تدابير
تعزيز
النظام ترمي
إلى : زيادة
توجه الخطة
الاستراتيجية
نحو
الإجراءات
وإشراك
الأفرقة
الاستشارية
القطاعية
بصورة أوثق
في عملية
التخطيط
المالي؛
والعمل على
زيادة
استعمال
مؤشرات أداء
يمكن قياسها.
ويجري العمل
حالياً في
تنفيذ هذه
التحسينات.
3.1
ويضع كل من
القطاعات
الثلاثة
والأمانة
العامة خطته
بطريقة
مختلفة
ويستعملها
في إطار زمني
مختلف. ويمكن
أن يسبب ذلك
بعض المشاكل
في تنسيق
الخطط
التشغيلية
وتحديد
الأولويات
في أنحاء
الاتحاد.
ويتضمن
الجدول 1 مقارنة
بين الخطط
التشغيلية
لعام 2000 حسب
مجموعة من
المعايير
الموضوعية
التي يمكن
مقارنتها.
.2
المشاكل في
نظر الأعضاء
1.2
رغم هذا
التقدم لا
يزال هناك
عدد من
المشاكل
التي لن يتم
حلها والتي
أدت إلى ورود
مساهمات من
الأعضاء إلى
الأفرقة
الاستشارية
القطاعية
وفريق العمل
المعني
بالإصلاح في
الاتحاد
لتنقيح
وتحسين هذه
العملية. ومع
أن النظرة
إلى هذه
المشاكل
تختلف
باختلاف
مجموعات
الأعضاء
فهناك بعض
الموضوعات
التي يشترك
الأعضاء في
ضرورة
معالجتها :
·
مشاكل التباين
الدوري.
دورة الخطة
الاستراتيجية
في الوقت
الحاضر هي
خمس سنوات في
حين أن دورة
الخطة
المالية هي
أربع سنوات
وتتبع
ميزانية
السنتين
دورة
السنتين أما
دورة الخطط
التشغيلية
فهي سنة
واحدة.
وبالإضافة
إلى ذلك
تختلف
الدورات
الزمنية
لمؤتمرات/جمعيات
كل قطاع
ويسبب هذا
بعض حالات
الانفصال في
التفاعل بين
مختلف
العمليات؛
·
مشاكل التوقيت.
يقوم قطاع
الاتصالات
الراديوية
والتنمية
حالياً
باستكمال
خططهما
التشغيلية
قبل بداية
السنة
المالية
موضع الخطة.
ولا تقوم
الأفرقة
الاستشارية
للقطاعات
الثلاثة
باستعراض
الخطط
التشغيلية
لقطاعاتها
إلا في
بدايات
السنة
التقويمية
موضع الخطة.
أما الخطة
التشغيلية
للأمانة
العامة فلا
يستعرضها
المجلس إلى
بعد أن يكون
قد مر من
العام نصفه.
ويود كثير من
الأعضاء
استعراض
الخطط في
مرحلة سابقة
لهذه
المواعيد.
·
مشاكل الإشراف
المالي.
يسود
الاعتراف
عموماً بأن
الأفرقة
الاستشارية
القطاعية
ينبغي أن
تؤدي دوراً
في الإدارة
المالية
بوصفها
هيئات
تمثيلية تضم
الدول
الأعضاء
وأعضاء
القطاعات.
ولكن ظلت
مدخلات هذه
الأفرقة في
قرارات
المجلس بشأن
الميزانية
حتى الآن
محدودة
للغاية.
·
الافتقار
إلى
المعلومات
الراجعة.
باستثناء
حالة قطاع
الاتصالات
الراديوية،
لا تزال
الآليات غير
مكتملة في
الوقت
الحاضر
للتبليغ عن
نتائج تنفيذ
مختلف الخطط
التشغيلية
وإدراج هذه
النتائج في
الخطط
الجديدة أو
المنقحة.
وبالمثل
يتطلب رصد
مؤشرات
الأداء
الرئيسية
مزيداً من
الاهتمام.
وتستخدم
الخطط
التشغيلية
أيضاً في بعض
المجالات (في
مكتب
الاتصالات
الراديوية
مثلاً)
لأغراض
الإدارة
والرصد
الداخليين
على أساس ربع
سنوي.
الجدول 1 : النهج
المختلفة في
وضع الخطط
التشغيلية
في عام 2000
خطة
الأمانة
العامة
|
خطة
قطاع
الاتصالات
الراديوية
|
خطة قطاع
التقييس
|
خطة
قطاع
التنمية
|
المؤشر
|
نُشرت
في 19 يونيو 2000 وقُدمت
إلى المجلس.
|
نُشرت
في 17 ديسمبر 1999
وناقشها
الفريق
الاستشاري
في يناير 2000. وبعد
ذلك نقحت
على أساس
تعليقات
الفريق
الاستشاري
وقدمت إلى
المجلس. ثم
نقحت مرة
أخرى بعد
المؤتمر
العالمي
لعام 2000
|
نُشرت
في 22 مايو 2000
ناقشها
الفريق
الاستشاري
في يونيو 2000، وقدمت
إلى المجلس
|
نُشرت في 20 ديسمبر 1999
ناقشها
الفريق
الاستشاري
في 3-2 مارس 2000، وقدمت إلى
المجلس
|
الاستعراض
الأول
للخطة من
جانب
الأعضاء
|
استعراض
الخطة في
إطار
مناقشة "التقرير
السنوي
عن أنشطة
الاتحاد"
في دورة
المجلس في
عام 2001. ولا
يستعرضها
أعضاء
القطاع.
|
استعراض
داخلي،
وتقديم
تقرير من
رؤساء
الدوائر
إلى المدير
كل ربع سنة.
وتقدم
الوثيقة عن
تنفيذ خطة 2000 إلى
الفريق
الاستشاري
في مارس 2001 إلى
جانب وثائق
مستقلة
أكثر
تفصيلاً عن
أنشطة
المطبوعات
في 2000
ووفورات
الوثائق
المتحققة
في 2000
ومعالجة
بطاقات
التبليغ
|
الاستعراض
في إطار
مناقشة "التقرير
السنوي عن
أنشطة
الاتحاد"
في دورة
المجلس في
عام 2001 وفي
اجتماع
الفريق
الاستشاري
في
مارس 2001
|
استعراض
أنشطة
الأشهر
التسعة
الأولى في
الفريق
الاستشاري
في
أكتوبر 2000
|
الاستعراض
والتقييم،
إن وجد،
أثناء عام 2000 أو بعد
نهايته
|
16
صفحة
|
29
صفحة
|
15
صفحة
|
28 صفحة
|
طول الوثيقة
|
مؤشرات
نوعية فقط.
|
مؤشرات
نوعية
وأهداف.
وكذلك
أدوات
لقياس
الناتج.
|
أدوات
لقياس
الناتج مثل
الوثائق.
بعض
المؤشرات
النوعية.
|
مؤشرات
نوعية فقط
|
مؤشرات
الأداء،
الأهداف؟
|
أشهر
عمل
الموظفين
لوحدة
المساواة
بين
الجنسين
ووحدة
التخطيط
الاستراتيجي
ودائرة
شؤون
الموظفين
ودائرة
المؤتمرات.
الفرنكات
السويسرية
للشؤون
المالية. لا
يوجد أي
قياس
لدائرة
الخدمات
المشتركة
أو خدمات
المعلومات.
|
أشهر
عمل
الموظفين
والفرنكات
السويسرية
|
أشهر
عمل
الموظفين
والتكاليف
الأخرى
بالفرنكات
السويسرية
|
أشهر
عمل
الموظفين
والفرنكات
السويسرية
|
قياس
الموارد
|
تتوفر
عن طريق
موقع
المجلس فقط.
|
تتوفر
جميع الخطط
التشغيلية
الماضية
والحالية
على موقعي
قطاع
الاتصالات
الراديوية
والمجلس في
شبكة الويب.
|
لم
تشاهد
الخطة
التشغيلية
في موقع
قطاع
التقييس في
شبكة الويب
ولكنها
متاحة عن
طريق موقع
المجلس.
|
خطة عام
2001 في صفحة
المدخل
لمكتب
تنمية
الاتصالات.
وتتاح خطة
عام 2000 من خلال
وثائق
الفريق
الاستشاري
وموقع
المجلس.
|
النشر
على موقع
الويب
|
لمستعملي
نظام تبادل
معلومات
الاتصالات
فقط
|
للجمهور
|
لمستعملي
نظام تبادل
معلومات
الاتصالات
فقط
|
للجمهور
|
إتاحة
الخطط
|
1.3
ويتضح في
ضوء المشاكل
التي تبرزها
الفقرات
الواردة
أعلاه أنه
حتى مع
التعزيزات
التي اقترحت
على المجلس
في عام 2000 تظل
الممارسة
الحالية في
التخطيط
التشغيلي
أقل بكثير
مما يهدف
إليه القرار 72 لمؤتمر
المندوبين
المفوضين
وتظل هناك
اختلافات في
النهج
المتبع. وقد
تم بالفعل
اقتراح عدد
من
التحسينات،
منها على
سبيل المثال
ما جاء في
اقتراحات
الفريق
الاستشاري
لقطاع
الاتصالات
الراديوية
في يناير 2001، (انظر
الوثيقة 2001 1/40للفريق) وفي
التقرير R-7 للفريق
الاستشاري (الرمز
TD/68
للاجتماع
الأخير)
وفريق العمل
المعني
بالإصلاح (انظر
الوثيقة C01/25).
واستناداً
إلى بعض
الاقتراحات
الواردة في
هذه
المساهمات
يجري تقديم
الاقتراحات
التالية
لمناقشتها
واتخاذ
الإجراء
الملائم
بشأنها :
·
تنسيق دورة
التخطيط
التشغيلي مع
دورات الخطط
الأخرى.
يمكن أن
ينطوي ذلك
مثلاً على
تصميم الخطة
التشغيلية
التالية
لتغطي
الفترة 2003-2002. وبعد ذلك
واتفاقاً مع
توصية فريق
العمل
المعني
بالإصلاح (انظر
C01/25) يمكن
إدماج
التخطيط
التشغيلي في
خطة عمل لمدة
أربعة سنوات
وتستعرض كل
سنة وتتسق مع
الخطة
الاستراتيجية
والخطة
المالية
للفترة 2007-2004. ويعني
ذلك أن عملية
التخطيط
التشغيلي في
موعد قريب
جداً أي في
أواخر عام 2001 لكفالة
وجود عملية
تخطيط "تصاعدية"
تشمل أعضاء
القطاعات.
ويمكن
الإسهاب في
عرض السنتين
الأوليين
بتفاصيل
أكثر عما في
السنتين
التاليتين
اللتين
تعرضان في
صورة موجزة.
·
تبكير
عملية
التخطيط
وزمن
استعراض
الخطة. يمكن
بذلك
الاستفادة
من مشروع
الخطة
التشغيلية
لسنة 2004 وما
بعدها
لتغذية
عملية
التخطيط
لميزانية
فترة
السنتين
ويمكن
تنقيحها
واستعراضها قبل
بداية
الفترة
التقويمية
موضع الخطة.
·
إنشاء نظام
رسمي لتقديم
التقارير عن
الخطط
التشغيلية.
يمكن تحقيق
ذلك عن طريق
عدة إجراءات
منها على
سبيل المثال
قيام
المكاتب
بإعداد
وثيقة عن
تنفيذ الخطط
التشغيلية
وتقديم هذه
التقارير
إلى الأفرقة
الاستشارية
القطاعية (كما
يحدث الآن في
مكتب
الاتصالات
الراديوية).
ويمكن تقديم
هذه الوثائق
إلى المجلس
للعلم. ويمكن
القيام بنفس
الإجراء في
الأمانة
العامة، أي
تقديم وثيقة
عن تنفيذ
خطتها
التشغيلية
إلى المجلس
لاستعراضها.
·
إنشاء
وصلات على
شبكة الويب
للإطلاع على
وثائق
التخطيط. في
الوقت
الحاضر
تتناثر
العناصر
المختلفة
مثل الخطة
الاستراتيجية
وميزانية
فترة
السنتين
والخطط
التشغيلية
القطاعية في
مختلف مواقع
شبكة الويب
مع وجود
مستويات
مختلفة
للسماح
بالدخول
إليها.
ويُقترح أن
تكون هذه
الخطط
متوافرة
أيضاً عن
طريق صفحات
مركزية على
شبكة الويب
تتضمن أيضاً
وصلات إلى
المعلومات
عن العمليات
الجارية في
الاستعراض
والتنقيح
والتقارير
الإحصائية
والتقييم.
ويُقترح
معاملة جميع
وثائق
التخطيط،
بما فيها
ميزانية
فترة
السنتين
وتقرير
الإدارة
المالية،
بوصفها
وثائق
للجمهور دون
تقييد
النفاذ
إليها.
·
الانتقال
إلى تطبيق
الأهداف
الكمية. من
المفهوم أن
القطاعات
الثلاثة
والأمانة
العامة
تختلف في
متطلباتها
الخاصة
بقياس
الموارد
وتعيين
الأولويات،
ولكن ينبغي
رغم ذلك بذل
جهد للتحرك
في اتجاه
الأهداف
الكمية مع
وجود نظام
منهجي
لتقديم
التقارير عن
النتائج
الفعلية
وقياسها
بالأهداف
والتوقعات (كما
يجري العمل
به حالياً في
قطاع
الاتصالات
الراديوية).
·
استعمال
طريقة واحدة
لقياس
الموارد. من
المتوقع بعد
تحقيق
التزامن بين
الخطط
التشغيلية
وميزانية
فترة
السنتين أن
يمكن تقديم
تقارير عن
أشهر عمل
الموظفين
والتكاليف
بالفرنكات
السويسرية
وملاحظة أية
اختلافات من
ناحية تخصيص
الموارد في
الاعتمادات
اللاحقة
للخطة
التشغيلية.
وسيتطلب ذلك
على سبيل
المثال
تعريفاً
موحداً
لأشهر عمل
الموظفين.
2.3
يجري تقديم
النهج
المذكور
أعلاه إلى
المجلس
لمناقشته
واتخاذ
الملائم.
ــــــــ
|