Selon le Règlement intérieur applicable au processus préparatoire, les entités qui ont reçu de l'Assemblée générale des Nations unies une invitation permanente à participer en qualité d'observateur aux sessions et aux travaux de toutes les conférences internationales convoquées sous ses auspices, les institutions spécialisées des Nations unies, les représentants des organismes des Nations unies et les Membres associés des commissions régionales sont autorisés à participer en tant qu'observateurs, sans droit de vote, aux délibérations du Comité de préparation. Ils n'ont pas besoin d'accréditation ni d'invitation.

D'autres organisations internationales peuvent participer sur invitation. Elles n'ont pas besoin d'accréditation. Les organisations internationales autres que celles qui sont mentionnées ci-dessus et qui souhaitent recevoir une invitation peuvent adresser une demande par écrit au Directeur exécutif, Secrétariat exécutif du SMSI, c/o UIT, Place des Nations, CH-1211 Genève 20, Suisse, ou envoyer un fax au +41 22 730 63 93 en signalant qu'elles souhaitent participer à la PrepCom et au Sommet. L'invitation attribuée est valable pour l'ensemble du processus préparatoire et pour le Sommet proprement dit.

Il est toutefois obligatoire de s'inscrire pour chaque réunion.