Nouvelles de l'UIT

Pour en savoir plus sur l'évolution des télécommunications

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Le Service de la bibliothèque et des archives de l’UIT
Conserver et diffuser l’information
 
 
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Photographe: ITU
 

Vous lisez peut-être les Nouvelles de l’UIT pour vous informer de l’évolution des télécommunications en général et de l’UIT en particulier? Et si vous consultiez le prédécesseur de cette publication, le Journal des télécommunications, qui remonte à 1934, ou même la publication initiale, le Journal télégraphique, fondé en 1869? Vous pouvez faire l’un et l’autre, et bien d’autres choses encore, en vous adressant au Service de la bibliothèque et des archives de l’UIT.

Rue Montbrillant, dans les nuages

La bibliothèque de l’IUT se trouve au sixième étage du bâtiment de l’UIT situé rue Montbrillant à Genève, et accueille les utilisateurs de l’organisation mais aussi de l’extérieur. La bibliothèque est d’accès libre; on y trouve des coins lecture, des postes de travail connectés à l’Internet et même un coin où vous pourrez lire la presse et prendre un café.

Sur les étagères du bâtiment Montbrillant vous trouverez les collections papier: livres, revues, magazines, périodiques, dictionnaires, annuaires et encyclopédies, ainsi que des exemplaires des Recommandations de l’UIT et, bien sûr, les publications et documents officiels de l’UIT. Mais grâce à la bibliothèque vous pouvez également accéder aux collections virtuelles, revues électroniques, comptes rendus électroniques de conférence, livres électroniques et autres moyens numériques.

Même si vous ne vous trouvez pas à Genève, vous pouvez rendre visite à la bibliothèque en accédant à son site web: www.itu.int/library, et consulter les catalogues des fonds qui s’y trouvent. Les bibliothécaires répondent aux demandes de renseignements émanant du monde entier.

Savoir institutionnel

Dans ce monde en évolution rapide que sont les télécommunications, l’information est créée tous les jours. Les activités de l’UIT (conférences, ateliers, études, etc.) donnent lieu à des traités, des décisions, des lignes directrices et des normes. Ces publications peuvent toutes être consultées grâce à la bibliothèque. Outre les documents publiés, on y trouve également des séries de correspondance, des mémorandums internes et autres comptes rendus, expédiés ou reçus par l’UIT, le tout aidant à expliquer ce que fait l’UIT — pourquoi telle ou telle ligne de conduite est suivie, différée ou abandonnée. C’est le Service des archives, dont la mission est de veiller à ce que les dossiers voulus soient remis aux bonnes personnes au bon moment, qui est le gardien de ce savoir institutionnel.

Du fait de l’activité incessante de l’UIT, chaque jour voit s’ajouter de nouveaux dossiers, quel que soit leur format ou leur mode de diffusion. La gestion de ce flux d’informations incombe au Service des archives. Deux problèmes se posent à cet égard. Le premier a trait à l’organisation des dossiers pour qu’ils puissent être récupérés et utilisés. Le second a trait aux décisions concernant la durée durant laquelle les dossiers doivent être conservés, ceux qui doivent être conservés indéfiniment en tant qu’archives historiques, et ceux qui peuvent être détruits.

Depuis 2009, le Service de la bibliothèque et des archives mène un projet intitulé Records and Information Management (RIM), dont l’objet consiste à mettre au point un système électronique efficace et transparent pour gérer les documents officiels de l’UIT. Il s’agit de mettre en place pour l’UIT un meilleur système de prise de décisions, plus rapide. Les avantages seraient nombreux, dont la création d’un système unique et intégral d’archives électroniques, un flux de travail fiable pour le traitement des documents, un accès partagé aux documents électroniques, l’existence d’outils de recherche puissants, et un système de classement des fichiers tenant compte des politiques en matière de conservation et des règles relatives à la sécurité.

Pour les documents papier, le Service des archives dispose d’une installation de stockage sécurisé dans le sous-sol du bâtiment Montbrillant de l’UIT. Etagère après étagère accueillent les documents semi-actifs et les collections historiques. Celles-ci peuvent être consultées (uniquement sur place) par tout le monde, y compris le grand public. Le Service des archives peut toutefois mettre à disposition des copies, sur demande.

 
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Photographe: ITU/V. Martin
Un scanner spécialisé d’ouvrages permet de numériser les documents, y compris les documents historiques fragiles
 

Histoire et mémoire

Une organisation à la pointe du progrès comme l’est l’UIT a bien des documents à conserver. Le Service de la bibliothèque et des archives détient des documents de conférences et de réunions, des lettres circulaires et collectives, et ce dans des séries ininterrompues remontant à 1865. Il existe une correspondance historique pour la période allant de 1869 à 1947, ainsi qu’une collection de cartes mondiales et régionales des réseaux de télécommunications, établies pendant la période allant de 1875 à 1930. Le Service conserve également les actes finals de séminaires et de colloques de l’UIT, les publications relatives aux réglementations, les Recommandations, des manuels et guides, des photographies et des affiches.

Pour que la mémoire historique perdure, le Service de la bibliothèque et des archives s’est lancé dans un programme ambitieux visant à diffuser largement les documents de l’UIT au personnel de l’organisation et à tout un ensemble de chercheurs. Cette activité, dit Programme de numérisation des documents historiques, est assorti d’un double objectif: améliorer l’accès à l’information dont dispose l’UIT et veiller à la conservation à long terme de documents historiques. Jusqu’à présent, plus de 15 500 pages de documents de conférence ont été scannés. Ces documents seront disponibles sur le nouveau portail Histoire.

 
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L’histoire de l’UIT — un nouveau portail web

Fondée en 1865, l’UIT est la plus ancienne des organisations internationales. Son site web lance un nouveau portail consacré à l’histoire de l’UIT, qui propose des liens renvoyant à de nombreux documents, dates et personnalités importants ayant marqué l’histoire de l’UIT et sa contribution à la connectivité du monde. Le portail fonctionnera à partir du mois de février; pour y accéder, aller au site www.itu.int/history

 

Services au public: aide à la recherche et installations de recherche

Le Service de la bibliothèque et des archives répond aux demandes d’information, soit par téléphone (+41 22 730 69 00), soit par courrier électronique (library@ itu.int), soit encore par télécopie (+41 22 730 53 26); on peut également se rendre en personne à la salle de lecture située au sixième étage du bâtiment Montbrillant. On peut photocopier les documents; depuis 2008 il existe en outre un scanner spécialisé conçu spécifiquement pour ne pas abîmer les documents reliés ou fragiles, ce qui permet de numériser les documents. La Salle de lecture met à disposition des photocopieuses, le Wi-fi et des postes de travail avec accès à Internet à des fins de recherche.

 

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