Chaque Membre de l´UIT-R a été invité à désigner un coordonnateur chargé d´effectuer toutes les formalités d´inscription.
Chaque coordonnateur désigné a reçu un nom d´utilisateur et un mot de passe qui lui sont propres et lui donnent accès au système d´inscription en ligne aux manifestations de l´UIT-R. Après s´être connecté au système, le coordonnateur devra remplir un formulaire d´inscription pour chaque participant représentant son entité.
Le coordonnateur désigné doit veiller à saisir une adresse électronique valide pour chaque participant pour lequel il effectue une inscription en ligne. Une confirmation d´inscription ainsi que des informations administratives importantes seront par la suite envoyées directement par courrier électronique à chaque participant inscrit.
Il est vivement recommandé d´effectuer l´inscription en ligne pour tous les participants. Le retrait des badges sur le lieu de la réunion pour les participants qui n´ont pas été préalablement inscrits demandera un délai supplémentaire.