Il est rappelé aux Etats Membres et aux autres participants à la Conférence qui souhaitent organiser des réceptions pendant la Conférence que le Service du protocole de l'UIT gère et tient à jour un calendrier des réceptions.
Pendant la Conférence, le Service du protocole de l'UIT sera installé dans le hall principal.
Ce calendrier vise essentiellement à informer les Etats Membres et les autres participants à la Conférence qui prévoient d'organiser des réceptions des problèmes de chevauchement de dates et d'heures qui peuvent se poser. Le Service du protocole de l'UIT s'efforcera de les aider, dans la mesure du possible, à trouver d'autres dates et heures. Il est donc vivement conseillé à ceux qui souhaitent organiser une réception de se mettre en relation avec le Service du protocole de l'UIT avant de prendre des dispositions définitives quant à la date et à l'heure d'un projet de réception. Le service du protocole de l'UIT sert uniquement d'intermédiaire et suggère des créneaux possibles en fonction de la liste des réceptions actualisée, en donnant des informations sur les chevauchements.
Le Service du protocole de l'UIT veille à ce que la distribution des invitations s'effectue comme il se doit. Le Département des conférences se chargera de déposer les invitations dans les casiers des participants. Il est recommandé aux organisateurs d'inscrire lisiblement le nom du destinataire sur les enveloppes d'invitation. A l'exception de ces services, l'UIT n'assumera pas la responsabilité de l'organisation logistique des réceptions, qui relève uniquement de la responsabilité de l'organisateur de chaque réception.
Veuillez noter que les cartons d'invitation et les autres documents distribués pendant la Conférence pour les réceptions ne doivent utiliser aucun logo de l'UIT ni aucune référence ou signe visible de nature à suggérer ou même à laisser entendre que l'UIT est associée à une réception.
Il est rappelé que la liste des réceptions tenue à jour par le Service du protocole est un document de travail interne à caractère confidentiel et qu'il ne fait pas l'objet d'une distribution générale.
Pour toutes les questions concernant les réceptions pendant la Conférence, s'adresser à: protocol.service@itu.int, (tél.: 41 22 730 59 27, télécopie: 41 22 730 58 17).
Les personnes qui souhaitent s'inscrire en vue d'organiser une réception sont priées de remplir le formulaire prévu à cet effet et de le renvoyer au Service du protocole de l'UIT. Les informations figurant dans ce formulaire ne sont utilisées que pour la coordination et le protocole. On trouvera ce formulaire en ligne à l'adresse http://www.itu.int/en/ITU-D/Conferences/WTDC/WTDC14/Pages/
SocialEventForm.aspx
