يرجى من الدول الأعضاء وغيرها من المشاركين في المؤتمر الذين ينوون استضافة أحداث اجتماعية أثناء المؤتمر ألا يغرب عن بالهم أن مكتب البروتوكول التابع للاتحاد يقوم بتنظيم ورصد جدول مواعيد هذه الأحداث.
وأثناء المؤتمر، سيتواجد مكتب البروتوكول التابع للاتحاد في القاعة الرئيسية.
والغرض الرئيسي من جدول مواعيد الأحداث إحاطة الدول الأعضاء وغيرها من المشاركين في المؤتمر الذين ينوون تنظيم أحداث اجتماعية علماً باحتمال أي تعارض في التوقيت. وسيسعى مكتب البروتوكول قدر الإمكان إلى تحديد أوقات ومواعيد بديلة ممكنة. ولذلك يوصى بشدة أن يعمد منظمو الأحداث الاجتماعية أولاً إلى الاتصال والتنسيق مع مكتب البروتوكول قبل استكمال الترتيبات النهائية بخصوص تاريخ ومواعيد الحدث الاجتماعي المقترح. ويقتصر دور مكتب البروتوكول على الوساطة لاقتراح مواعيد بديلة على أساس القائمة المستحدثة لديه بالأحداث ولتوفير معلومات عن تضارب المواعيد.
يضمن مكتب البروتوكول التابع للاتحاد توزيع الدعوات على نحو ملائم. وستقوم دائرة المؤتمرات بتوزيع هذه الدعوات في صناديق المشاركين. ويوصى منظمو الأحداث بالحرص على دقة العناوين في مغلفات الدعوات. وفيما عدا هذه الخدمات لا يتحمل الاتحاد أي مسؤولية عن الترتيبات اللوجستية أو خلافها فيما يتعلق بالأحداث الاجتماعية، إذ إن منظم الحدث وحده هو المسؤول عن هذه الترتيبات.
يرجى ملاحظة أن بطاقات الدعوة وأي مواد أخرى توزع أثناء المؤتمر بخصوص الأحداث الاجتماعية ينبغي ألا تحمل شعار الاتحاد أو أي مرجع أو إشارة قد توحي أو حتى تلمِّح ضمناً إلى أن الاتحاد يدعم الحدث.
جدير بالذكر أن قائمة الأحداث الاجتماعية التي يحفظها مكتب البروتوكول هي وثيقة عمل داخلية سرية ولا يمكن توزيعها عموماً.
بالنسبة إلى جميع المسائل المتعلقة بالأحداث الاجتماعية أثناء المؤتمر، يرجى إرسال جميعالاستفسارات إلى: protocol.service@itu.int أو الاتصال عن طريق الهاتف +41 22 730 59 27، أو الفاكس +41 22 730 58 17.
وبغية التسجيل لتنظيم حدث اجتماعي، يرجى استكمال استمارة الأحداث الاجتماعية وإرسالها إلى مكتب البروتوكول التابع للاتحاد. ويرجى ملاحظة أن المعلومات الواردة في هذه الاستمارة تقتصر على أغراض التنسيق والبروتوكول. ويمكن الحصول على الاستمارة من الموقع التالي:
http://www.itu.int/en/ITU-D/Conferences/WTDC/WTDC14/Pages/SocialEventForm.aspx